Если попросить самых успешных руководителей компаний мира составить список наиболее важных направлений деятельности их компаний, то во главе списка неизбежно окажется одно и то же - продажи.

В этом нет ничего удивительного. Ведь продажи приносят доход, и совершенствование процесса продаж всегда должно быть приоритетом номер один в любом бизнесе, независимо от его размера.

Если у вас нет клиентов - у вас нет бизнеса.

Питер Ф. Друкер - сами знаете, кто это.

Однако анализ и последующая оптимизация процесса продаж вряд ли возможны без использования дополнительных инструментов контроля и управления. Именно здесь на помощь приходят отчеты по анализу продаж.

Несмотря на то, что Питеру Фердинандовичу ошибочно приписывают еще одну цитату: «Тем, что измеряется, можно управлять». Это не отменяет измерение перфоманса команды продаж с помощью цифр, это всего лишь предостережение, что с цифрами необходимо быть внимательными и смотреть отчеты в широком контексте, потому что недальновидность в оценках может нанести вред бизнесу, приводя к непредвиденным последствиям. Будьте внимательны при оценке производительности и примите тот факт, что некоторые факторы просто невозможно измерить.

Отчеты по анализу продаж позволяют получить обзор всех важных данных и показателей, связанных с процессом продаж. Они также значительно облегчают оптимизацию процесса продаж, поскольку позволяют быстрее выявить все сильные и слабые стороны.

В этой статье мы расскажем вам о том, что такое отчеты по анализу продаж, как их создавать, объясним их преимущества и покажем, как анализировать полученные данные.

• Что такое отчет об анализе продаж

• Чем полезны отчеты по анализу продаж

• Что должно быть включено в отчет об анализе продаж

• Типы отчетов об анализе продаж

• Как анализировать результаты продаж

• Как написать отчет об анализе продаж за 6 шагов

• Улучшение анализа и прогнозирования продаж с помощью SalesAI

Основы отчета об анализе продаж

Отчет об анализе продаж - это документ, включающий все наиболее важные данные о процессе продаж в вашем бизнесе и дающий полное представление о тенденциях, объемах и общей активности продаж.

К числу показателей, включаемых в отчеты об анализе продаж, относятся:

• Тенденции продаж

• Коэффициент конверсии лидов

• Количество лидов в воронке продаж

• Исторические данные о продажах

• Эффективность работы отдела продаж

• Оценка продукта

Основная цель этого отчета - сообщить руководителю, наблюдается ли увеличение или уменьшение объема продаж. По завершении анализа данных, содержащихся в отчете об анализе продаж, вы сможете разработать более эффективную стратегию, избежать ненужных затрат и определить, какие области процесса продаж нуждаются в оптимизации.

Отчеты по анализу продаж являются неотъемлемой практикой для всех компаний - от новых стартапов до огромных корпораций. В течение финансового года менеджеры по продажам часто обращаются к отчетам об анализе продаж, чтобы разработать эффективную стратегию на будущее.

Чем полезны отчеты по анализу продаж

Теперь, когда вы понимаете, что такое отчеты по анализу продаж, вам, возможно, интересно узнать, какие именно преимущества они дают.

Мы расскажем о них по порядку, чтобы вы поняли, насколько важны эти отчеты для вашей компании.

• Показать фактические и прогнозируемые продажи

• Оценка спроса на продукцию

• Оценка рыночных цен

• Анализ клиентов

• Улучшение стратегии продаж

Также важно знать основные различия между аналитикой и отчетностью. Это позволит использовать соответствующие методы и технологии для достижения поставленных целей и предоставления заинтересованным сторонам полезной информации.

Показать фактические и прогнозируемые продажи

Отчеты по анализу продаж позволяют получить представление о фактических продажах за определенный период времени. Вы можете отфильтровать данные за квартал, год, неделю или даже день.

Разные компании имеют различные наборы данных, содержащихся в отчете. Например, крупные компании в основном ориентируются на данные по дочкам, подразделениям или регионам, в то время как малые предприятия, больше интересуются данными по местоположению или продуктам. Если же речь идет о специализированных предприятиях, то они обычно включают в отчет общие наборы данных о продажах.

Одной из основных причин, по которой менеджеры используют отчеты по анализу продаж, является поиск новых рыночных возможностей, которые они могут использовать и повысить объем продаж.

Выявить эти новые возможности гораздо проще, если определить пиковые периоды в бизнесе и сравнить фактические продажи с прогнозируемыми.

Оценка спроса на продукцию

Еще один момент, который может дать анализ продаж, - это оценка спроса на продукцию вашей компании и наличие каких-либо проблем с ним.

Например, если по какому-либо продукту наблюдается длительное снижение продаж, то, скорее всего, это связано с какими-то проблемами.

Одной из причин может быть то, что у конкурентов есть более выгодное предложение на тот же товар. Однако если это происходит с большинством ваших продуктов, то, возможно, настало время полностью перестроить ваш бренд.

В ситуациях, когда спад происходит из-за изменения потребностей покупателей, возможными решениями могут быть переупаковка продукта для новых целей или поиск нового целевого рынка.

Оценка рыночных цен

Некоторые компании используют отчеты по анализу продаж для составления прогнозов рыночных цен. Например, рыночная стоимость конкретного продукта может определяться его характеристиками и тем, сколько денег покупатели готовы были заплатить за него в прошлом.

Это особенно характерно для сферы недвижимости, где конкретные характеристики дома влияют на его общую стоимость. Такими характеристиками могут быть количество комнат, интерьер, местоположение, бассейн, площадь и т.д.

В других случаях это может быть материал, из которого изготовлен товар, его репутация и торговая марка.

Анализ клиентов

Привлечение новых клиентов в ваш бизнес - задача не из легких, особенно если вы - новая компания. Этот процесс состоит из разработки эффективных маркетинговых стратегий и траты денег на различные консультации по продажам.

Отчеты по анализу продаж могут несколько облегчить этот процесс. Проанализировав данные, содержащиеся в отчете, вам будет легче понять потребности своих клиентов и предложить им целевые решения.

Таким образом, хороший отчет по анализу продаж поможет вам распознать модели поведения ваших клиентов и проанализировать их поведение.

Кроме того, в ходе такого анализа вы получите представление о том, какие клиенты приносят наибольший доход. Эту информацию можно использовать для создания для них специальных скидок, чтобы они постоянно возвращались за новыми покупками.

Совершенствование стратегий продаж

Если объединить все вышеперечисленные преимущества, то становится ясно, что отчеты по анализу продаж в конечном итоге помогают улучшить и оптимизировать будущую стратегию продаж.

Если вы правильно проанализируете характеристики своего продукта, клиентов и рынка в целом, то создание идеальной стратегии продаж станет проще простого.

Содержание отчета об анализе продаж

В зависимости от того, какой тип бизнеса вы ведете, отчеты по анализу продаж обычно включают в себя разные вещи.

Это связано с тем, что не все компании уделяют внимание одним и тем же областям процесса продаж, некоторым из них больше, чем другим, нужны конкретные показатели.

Однако есть некоторые универсальные моменты, которые должны присутствовать во всех отчетах по анализу продаж, например.

• Значимые KPI и показатели продаж (оборот, чистая маржа, количество продаж и т.д.)

• Общий объем продаж

• Чистый объем продаж (отличается от объема продаж, поскольку отображается в руб)

• Валовые продажи

• Процентное сравнение КПЭ между историческими и текущими отчетами.

Хотя этот список довольно короткий, это объясняется тем, что отчеты по анализу продаж не обязательно должны содержать огромное количество данных. В большинстве случаев для оптимизации процесса продаж необходимо сосредоточиться только на наиболее значимых областях. Просматривая десятки страниц, вы только перегрузите себя и свою команду.

Но не забывайте, что ваша цель - не только показать цифры, но и объяснить, что за ними стоит.

Как установить SMART-цели для работы отдела продаж

Чтобы определить, какие цели соответствуют критериям SMART, менеджеры по продажам должны изучить аналитику продаж по своим командам и отследить KPI продаж, например:

• Среднее время закрытия сделки

• Сумма новых сделок

• Количество клиентов

• Средняя выручка на одного нового клиента

На основе этих показателей, а также с учетом других целей, основанных на доходах и деятельности, можно определить и поставить желаемые цели для дальнейшей работы, но как получить эту информацию?

Разнообразие отчетов по анализу продаж

Для того чтобы менеджеры по продажам могли получить более четкое представление о процессе продаж, они используют различные типы отчетов по анализу продаж.

Это помогает классифицировать данные и позволяет сосредоточиться на конкретных областях процесса продаж.

Вот некоторые из наиболее распространенных типов отчетов по анализу продаж, используемых компаниями в настоящее время.

• Отчет по воронке

• Отчет о типичных коэффициентах конверсии

• Отчет о среднем размере сделки

• Отчет о средней длине цикла продаж

• Отчет об использовании маркетинговых материалов

• Отчет по анализу выигранных и проигранных сделок

• Отчет о потерянных клиентах

• Отчет по звонкам в отделе продаж

• Отчет о времени отклика на лид

• Отчет о выручке

Анализ воронки продаж в отчетах

Отчеты по воронкам - один из лучших способов получения точной оценки состояния бизнеса. Проанализировав свой процесс продаж, вы узнаете, какие сделки являются наиболее успешными, какие - неудачными, и как каждая сделка в отдельности влияет на общий пайплайн.

Но помните, что точные прогнозы можно сделать только в том случае, если сотрудники отдела продаж проявят должную дисциплину и точность в заполнении ячеек CRM. Убедитесь, что выбранные вами менеджеры обладают достаточной квалификацией для создания реалистичного пайплайна.

Типичный отчет о коэффициентах конверсии

Отчет показывает конверсию потенциальных клиентов в лиды и лидов в покупателей. Этот отчет в основном используется для получения представления об эффективности вашей стратегии продаж. Это отличный способ выявить ее сильные и слабые стороны.

Например, если ваша стратегия доказала свою эффективность в конверсии лидов в возможности (SQL), то вам следует продолжать ее использовать или даже модернизировать. Если же цифры конверсии продаж не оправдывают себя, вы будете знать, какие области необходимо улучшать.

Важность отчета о среднем размере сделки

Для прогнозирования выручки и отслеживания эффективности пайплайна продаж мы используем отчет о среднем размере сделки. Например, если ваша квартальная цель по выручке составляет ₽1М, а средний размер сделки - ₽100 тыс, то для достижения цели вам, естественно, потребуется десять сделок.

Конечно, все это очевидно, но для того, чтобы не зацикливаться на цифрах, полезно отслеживать эти показатели в отдельном отчете.

Кроме того, этот отчет может стать отличным способом определения ожиданий и ориентиров для сотрудников отдела продаж.

Отчет о средней продолжительности цикла продаж

В этом отчете отслеживается точное количество времени, которое требуется менеджеру для завершения продажи. С помощью отчета о среднем цикле продаж можно также анализировать работу отдельных менеджеров и эффективность процесса продаж в целом.

Прежде чем приступить к использованию данного отчета, необходимо установить соответствующие временные рамки, которые можно рассматривать в качестве эталона. Используя этот показатель, вы сможете оценить, сколько времени требуется отдельному менеджеру для завершения сделки.

В случае если они не справляются с поставленными задачами, вы сможете помочь им понять, над какими областями им следует поработать. Если же трудности испытывает весь отдел продаж, то придется пересмотреть свою деятельность и подход.

Эффективность маркетинговых материалов: отчетный анализ

Маркетинговые материалы часто используются менеджерами по продажам для эффективного распределения потенциальных клиентов в процессе продаж. Однако необходимо убедиться в том, что они используют все преимущества маркетингового обеспечения, и данный отчет может помочь вам в этом.

С помощью отчета об использовании маркетингового обеспечения можно выяснить, какие маркетинговые кампании были наиболее успешными, а какие не смогли привлечь новых клиентов. Впоследствии вы можете сообщить о своих выводах команде маркетологов, чтобы они могли лучше понять, что нужно улучшить.

Отчет об анализе выигранных и проигранных сделок

Несмотря на то что незавершенные сделки имеют огромное значение, не стоит упускать из виду статистику выигранных и проигранных сделок. Аналитический отчет по выигранным и проигранным сделкам позволяет отслеживать эти показатели.

Хотя выигрыш сделок всегда является одним из главных приоритетов, не менее важно анализировать проигранные сделки и причины их возникновения. Попытайтесь найти закономерности между этими двумя показателями, чтобы получить значимое представление о преимуществах и недостатках вашего продукта.

Отчет по оттоку клиентов

Отчет "Отток клиентов" позволяет выяснить точные причины ухода пользователей из вашей клиентской базы.

Этот отчет позволяет выявить проблемные места в процессе продаж, что дает возможность лучше понять, что нужно улучшить.

Отчет о звонках по продажам

Еще одним недооцененным аспектом процесса продаж являются звонки. Отчет о звонках позволяет отслеживать количество звонков, сделанных вашими менеджерами лидам. Этот показатель напрямую влияет и на конверсию продаж.

Естественно, что у успешного менеджера количество выигранных сделок будет сравнимо с количеством обращений к нему.

Кроме того, если вы знаете, какие менеджеры заключают больше всего сделок, вы можете проанализировать их тактику ведения звонка и масштабировать их успех на всю команду.

Отчет о времени отклика на лид

Отчет о времени реакции на лид, как следует из названия, отслеживает время реакции ваших менеджеров на конверсию лидов в возможности.

Исследования показали, что если связаться с лидом в первые пять минут после того, как он оставил заявку, то вероятность того, что он превратится в квалифицированного лида, значительно выше. Убедитесь, что ваш отдел продаж знает об этом, чтобы быстро реагировать на появление новых зацепок.

Отчет о выручке

Отчет о выручке дает представление о том, как работа менеджеров влияет на общий процесс продаж.

С его помощью можно отслеживать, какие МОПы и в каком объеме способствовали росту бизнеса и продлению сделок. Рекомендуется заранее установить цели по продажам и выручке.

После того как все важные показатели продаж и KPI собраны в одном отчете, необходимо приступить к их анализу.

Поначалу этот процесс может показаться утомительным, но при правильном подходе вы сможете сделать это в кратчайшие сроки. Ниже приведены три шага, которые необходимо выполнить для эффективного анализа результатов продаж.

• Определите данные, которые вы хотите отслеживать

• Выбрать инструмент для анализа продаж и проанализировать данные

• Поделитесь результатами с соответствующими заинтересованными сторонами

Определите данные, которые вы хотите отслеживать

Мы уже упоминали о том, что в отчетах по анализу продаж лучше всего выделять те данные, которые важны для вашего бизнеса, чтобы не зацикливаться на других показателях и не перегружать их.

Таким образом, вы будете анализировать только те данные о продажах, которые являются наиболее важными, и вам будет легче генерировать соответствующие выводы.

Если вы не уверены в том, как отделить полезные данные, начните с определения того, какие продукты или отделы в вашем бизнесе являются наиболее эффективными, а какие нуждаются в улучшении.

После классификации основных показателей следует определить различные источники данных, объективные переменные и показатели эффективности, к которым вы чаще всего обращаетесь.

Наконец, необходимо выбрать подходящий временной интервал для сбора данных. Это может быть ежедневный, еженедельный, ежемесячный, ежеквартальный или ежегодный период.

Выберите инструмент для анализа продаж и проанализируйте свои данные

Чтобы получить достаточные результаты анализа, необходимо иметь в своем распоряжении инструмент анализа продаж. Анализ данных можно проводить и вручную, но это нецелесообразно - в итоге вы потеряете и время, и нервы.

Многие компании сегодня используют CRM, поскольку это один из самых простых инструментов анализа данных о продажах.

Однако если вам нужен надежный инструмент с более глубокими возможностями, попробуйте воспользоваться SalesAI.

С помощью SalesAI можно получить отчет по всему, что происходит на каждом звонке и как выполняется соблюдение скрипта каждым менеджером в каждом звонке, что значительно упрощает процесс анализа. Кроме того, вы сможете визуализировать показатели продаж с помощью различных средств визуализации и преобразовывать их в содержательные графики и диаграммы.

Представление результатов соответствующим заинтересованным сторонам

Последним шагом после завершения анализа является представление полученных результатов наиболее высокопоставленным сотрудникам компании.

Обязательно включите в презентацию только ключевые моменты анализа, если вас не просят сделать иначе. Добавление графиков и наглядных изображений также поможет сделать данные более понятными для заинтересованных сторон.

Таким образом, следует исключить из анализа фактор догадок и сделать все как можно проще - заинтересованные лица должны быстро понять полученные данные и использовать их для разработки будущих стратегий продаж.

Как написать отчет об анализе продаж за 6 шагов

Если у вас еще нет опыта написания отчетов о продажах, этот процесс может показаться вам слишком сложным.

Но не волнуйтесь, мы подготовили пошаговое руководство, в котором рассмотрены все важные части этого процесса.

Следуя этим шагам, вы быстро создадите отличный отчет о продажах.

• Шаг 1: Составьте план

• Шаг 2: Узнайте свою аудиторию

• Шаг 3: Создать обзор предыдущих и текущих тенденций

• Шаг 4: Собрать данные

• Шаг 5: Организовать и представить информацию соответствующим образом

• Шаг 6: Вычитка отчета

1. Составление плана

Составьте план отчета по продажам. Помните, что просто набросать кучу цифр не получится, необходимо дать подробные пояснения к этим цифрам.

Кроме того, отчет должен быть удобен для чтения.  

Шаг 2: Знайте свою аудиторию

В большинстве случаев отчет будет отличаться по входящим в него показателям в зависимости от вашей аудитории. Например, если вы являетесь сотрудником отдела продаж и готовите отчет для руководителя отдела продаж, вам следует сосредоточиться на включении как можно большего числа значимых для него KPI, как в образце.

Если же вы представляете отчет руководителям и заинтересованным лицам, то, скорее всего, они не захотят утруждать себя обилием деталей, поэтому включите в отчет только основные выводы.

Шаг 3: Создание обзора трендов

В зависимости от масштабов бизнеса и объема получаемых данных о продажах необходимо определить подходящий вид представления информации. Это можно делать ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.

По прошествии определенного времени можно сравнить информацию между аналогичными периодами. Это позволяет отслеживать предыдущие и текущие тенденции и определять оптимальную тактику дальнейшей работы.

Шаг 4: Компиляция данных

После составления плана и установления соответствующего периода сбора данных пора приступать к сбору данных о продажах.

Обычно это включает в себя извлечение данных из CRM, SalesAI и других источников, используемых в компании, и их последующую компиляцию в одном месте.

Шаг 5: Организуйте и представьте информацию соответствующим образом

Как мы уже говорили, отчеты по продажам не должны состоять только из цифр. Включение графиков, диаграмм и даже изображений поможет сделать данные более понятными для читателей.

В некоторых случаях можно даже включить рекомендации по дальнейшим действиям, которые необходимо предпринять для оптимизации процесса продаж.

Шаг 6: Вычитка отчета

Даже если Вы закончили писать отчет, еще не время расслабляться. Очень важно еще раз или два просмотреть отчет и перепроверить все, что в него включено.

Хорошая практика - попросить своих коллег или даже друга также просмотреть отчет. Таким образом, у вас появится дополнительный взгляд на ситуацию.

Улучшение анализа и прогнозирования продаж

Использование автоматически сгенерированных нейросетью еженедельных отчетов по анализу продаж - один из лучших способов отслеживать результаты продажах и оптимизировать весь процесс.

Однако создание качественного отчета об анализе продаж - не самая простая задача в мире. Необходимо собрать огромное количество данных, скомпоновать их, проанализировать, а затем представить внутренним заинтересованным сторонам и руководителям.