Эффективный протокол встречи с клиентом, который увеличивает конверсию продаж

В современном мире продаж, где каждая встреча может определить судьбу сделки, ключевое значение приобретает грамотное ведение протоколов. В этой статье мы рассмотрим, как Data Driven подход к протоколированию встреч может трансформировать вашу стратегию ведения переговоров и повысить эффективность коммуникаций. 

Для директоров по продажам, чья работа требует постоянного взаимодействия с клиентами, наличие четкой и структурированной записи встречи является не только инструментом отслеживания прогресса, но и способом анализа и оптимизации будущих стратегий. От правильной структуры протокола до подробностей follow-up – каждый аспект важен.

Мы обсудим, какие встречи требуют детального протоколирования и почему, а также предложим конкретные шаги для ведения эффективного протокола. Подробно разберем примеры протоколов, созданных автоматически с помощью инструментов, таких как SalesAI, демонстрируя, как технологии могут облегчить этот процесс.

У менеджеров по продажам всегда найдется, чем заняться, чтобы не писать протокол встречи, или чтобы отделаться несколькими рандомными фразами после часовой встречи. Все мы помним про 30 слов в CRM после часовой встречи (6000 слов).

Ключевые цели протокола встреч для Директоров по продажам

1. Психологическая фиксация боли	Клиент проговорил боль на встрече. Вам повезло. Вы вызвали доверие, он излил то, что его волнует. Чтобы он не забыл об этом, надо зафиксировать. И зафиксируйте это почти его словами, но с усилением влияния этой боли, подчеркните потери и к чему приводит эта боль. Да, тут есть немного манипуляций. Но важно снять розовые очки. Не все клиенты осознают истинную проблему. Некоторые мыслят задачами. И все получатели протокола будут в одном контексте также осознавать свои потери.
2. Цели клиента	Очень важно зафиксировать цели клиента. Если они прозвучали, значит клиент хочет, чтобы вы помогли их достичь. Вы фиксируете вашу общую цель и описываете, как вы будете их достигать совместно. Все, теперь вы партнеры. На каждой встрече, особенно с ТОПами, все должно начинаться с целей. Еще раз и еще раз. Чтобы все были в фокусе.
3. Условия сотрудничества	Я не про деньги (пока). Оставьте клиенту возможность выбора. При этом покажите уверенность в своем продукте: опишите, при каких условиях вы им подходите.
4. Ваше УТП	И тут как раз есть возможность более четко и лаконично еще раз прописать ваше УТП, чтобы каждый участник встречи это прочитал.
5. Ценность	Старайтесь давать какую-то ценность клиенту на каждом этапе, после каждой встречи: знания, предложения, идеи, аналитика, тестовый период, все что угодно, например, ссылку на статью в своем блоге, где подробно описывается фича, ну не знаю, как из протокола встречи извлечь дополнительную выгоду.
6. План действий, следующие шаги	Ради чего все это и затевалось: описать путь движения к общему счастью. Для клиента это выглядит как путь к его цели/решению боли, для вас — путь к MRR или ARR и крутому кейсу.
7. Профессиональный подход	Протокол встречи — это еще один поинт оф контакт. Используйте его, чтобы: сгенерировать другие точки контакта и показать свой профессионализм. Все хотят получить знающего свое дело профессионала себе в партнеры, наверняка, вы тоже.

Это была информация для ретроградного Директора по продажам.

Информация для Data Driven Директора по продажам

Сегодня, вы скорее всего, уже задумываетесь о том, что за прошлые 12 месяцев у вас нет чистых данных, чтобы провести Реинжиниринг своих бизнес-процессов сегодня, и улучшить их для завтра. Почему? Потому что вы не прикладывали для этого усилия. Вы не знали, что и как надо собирать, чтобы сделать это в конце года. Знал бы прикуп…

Вам повезло, вы читаете эту статью и у вас есть возможность изменить ситуацию сегодня, чтобы через 12 месяцев посмотреть на эффективность своего процесса с точки зрения реальных/объективных данных и удалить из него недостатки. Но для этого необходимо собрать чистые и реальные данные.

Как это сделать? Для начала надо изменить подход. Относитесь к каждому событию как единице данных, которые потребуются для анализа. Собирайте, структурируйте и правильно храните данные, чтобы потом легко их обработать.

Протокол встречи — точно такая же структурированная единица данных, как e-mail, КП, договор, карточка сделки или лида в CRM.

Массив структурированных протоколов встреч проанализировать гораздо проще/дешевле, чем массив из 100500 неструктурированных записей звонков.

Качество результатов анализа зависит от качества составления каждого протокола.

Что полезного из этого массива можно извлечь, читайте в этой статье:

Process Mining как инструмент для ускорения продаж

---

Как стать Data Driven Директором по продажам, наш канал в Telegram: VP of sales.

---

Определение встреч, требующих протоколирования

Все. 5-ти минутный звонок на ходу, на котором было принято судьбоносное решение тоже. Но мы все понимаем, что это не возможно. Поэтому будем исходить из реальности: через мясорубку протокола необходимо прогнать максимальное количество встреч. особенно, если мы применяем Data Driven. Очевидно, что если есть слона по кускам, в первую очередь необходимо оцифровать встречи/звонки внутри сделки и все встречи, имеющие структурированный формат. Потому что это проще всего сделать с помощью современных инструментов, таких как SalesAI.

Структура протокола встречи

Протокол встречи содержит информацию о предмете встречи, включая все темы обсуждения, а также результаты встречи. Он не является стенограммой, но должен содержать все подробности для отсутствующих участников. Встреча обычно проводится в соответствии с заранее составленной повесткой, которая доводится до сведения всех участников перед началом. После собрания ответственный составляет протокол, который затем рассылается всем приглашенным участникам.

• Как вести протокол
• Шаг 1 — Подготовьте повестку дня собрания
• Шаг 2 — Кто присутствовал / кто отсутствовал
• Шаг 3 — Запись обсуждений
• Шаг 4 — Запись предложений
• Шаг 5 — Получение одобрения
• Образец — Протокол встречи

Пять шагов эффективной подготовки протокола встреч

Составление протокола — это подробное и четкое изложение обсуждаемых вопросов. Помните, что это НЕ стенограмма и не должно включать дословно все сказанное. Он представляет собой резюме собрания с подробным изложением рассмотренных тем и принятых решений.

Шаг 1 — Подготовка повестки дня собрания

Перед встречей часто создается agenda в виде плана, которому должны следовать участники, чтобы не терять время. В повестке обычно есть пункты, которые необходимо обсудить, с установленными временными периодами для каждой темы. Заранее высланная agenda позволяет всем участникам быть в контексте и подготовиться. Позволяет понять ценность встречи. Не делайте из встречи загадку — это не профессионально. Сразу сообщите, какую проблему надо решить, чтобы решение нашлось быстрее и не пришлось бы расходиться думать и собирать еще одну встречу.

Шаг 2 — Кто присутствовал/кто отсутствовал

Протокол также работает как регистрационный лист, в котором указывается, кто присутствовал, а кто отсутствовал. Необходимо провести перекличку или другой способ выяснения присутствующих.

Шаг 3 — Ведение записей обсуждений

По каждой обсуждаемой теме следует кратко изложить основные положения. Например, если есть разногласия по поводу решения, следует записать позиции каждого человека.

Шаг 4 — Запись ходатайств

Для принятия важных решений может быть предложено голосование присутствующих. Каждый участник должен четко сформулировать свои «за» и «против», которые записываются и вносятся в протокол.

Шаг 5 — Получение одобрения

После окончания встречи протокол должен быть утвержден председателем до его распространения. Председатель просматривает протокол и следит за тем, чтобы важные детали не ушли из него. После подписания протокол может быть распространен среди соответствующих сторон.

Да, это был аналоговый процесс создания протокола, который распечатывается на бумаге в требуемом количестве экземпляров, подписывается сначала председателем, а затем всеми участниками встречи. В наше время, пока все распишутся, его актуальность сильно изменится. Поэтому, мы представляем новый образец протокола, специально для Data Driven Директора по продажам.

Автоматизация протокола встречи: практический пример

{ contact.firstname }, приветствую,

спасибо за интересную встречу сегодня.

В продолжение разговора высылаю краткое резюме наших договоренностей:

Мы говорили о том, что в { contact.company } производится недостаточный контроль за сотрудниками Колл-Центра: 0,5% вместо 10%. Это приводит к отсутствию влияния на качество работы КЦ.

Как следствие, выручка { contact.company } растет медленнее, чем должна расти.

Наша цель — увеличение конверсии на 10% до конца 2022. В качестве первого шага — обеспечить 100% контроль и управляемость проведения встреч с клиентами.

Мы обсуждали наше решение — Систему, которая увеличивает производительность сотрудников отделов продаж и обеспечивает контроль качества 100% звонков колл-центра. Мы сможем контролировать все звонки на предмет задавания вопросов и обрабатывать полученные ответы от клиентов. В результате это приведет к увеличению конверсии продаж. SalesAI работает прямо на встрече или звонке.

Помимо этого, SalesAI автоматизирует рутину для сейла: автоматически вносит все знания, полученные на звонке/встрече в CRM, готовит протокол встречи и КП.

Еще раз хочу отметить, что в отличие от продукта Х, который вы сейчас тестируете, вам не надо будет собирать семантическое ядро и прикладывать дополнительные усилия. Наша технология работает на контексте, и мы всю необходимую подготовительную работу делаем сами.

Если наше решение вам подходит,

то мы готовы приступить к пилотной эксплуатации SalesAI стоимостью {Price} рублей не позднее {Start.Data}.

Бюджет зарезервирован. Для его финального одобрения, необходимо будет провести встречу с финансовым комитетом, который возглавляет {EB.firstname} {EB.lastname} после успешного пилота. Основные требования комитета — ROI 400%+, IRR 30%+ и успешный пилот.

Ответственным с вашей стороны за результаты пилотного проекта будет {Champion.firstname} {Champion.lastname}.

Состав команды с вашей стороны:

1. {contact.firstname} {contact.lastname} — {contact.role}
2. {contact.firstname} {contact.lastname} — {contact.role}
3. {contact.firstname} {contact.lastname} — {contact.role}

Состав команды пилота с нашей стороны:

1. {contact.firstname} {contact.lastname} — {Deal.Owner}
2. {contact.firstname} {contact.lastname} — {contact.role}

План сделки следующий:

Этап 0: Расчет ROI проекта на основе предоставленных данных. Срок — {Start.Data+1w}

Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} {contact.lastname}

Этап 1: Согласование договора и оплата. Срок — {Start.Data+1w

Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} {contact.lastname}

Этап 2: Настройка и обучение пилотного модуля. Сроки: {start.Data+1w}-{Start.Data+4w}. Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} { contact.lastname}

Этап 3: Запуск в тестовую эксплуатацию. Срок {Start.Data+4w} — {Start.Data+5w}. Ответственный – { contact.firstname }{contact.lastname }

Этап 4: Выявление KPI успеха пилотного этапа. Срок {Start.Data+4w}. Ответственный – { contact.firstname } {contact.lastname }

Этап 5: Внесение изменений на основе полученного фидбека. Ежемесячно до конца пилотного проекта. Ответственный — {Deal.Owner}.

Этап 6: Определение оптимальной конфигурации системы с учетом выявленных и согласованных потребностей, согласование с Финкомитетом, масштабирование на весь отдел продаж, закупка, установка. Срок {Start.Data+12w}. Ответственный – {contact.firstname }{contact.lastname }

Следующее действие с нашей стороны — Согласование договора. Срок {Start.Data}.

Следующее действие с вашей стороны — Предоставление реквизитов для составления договора. Срок {Start.Data-1w}.

Подробный план пилота находится по ссылке: Onboarding plan

В нем пошаговый план движения к цели, контакты всей команды и характеристики требуемых датасетов для обучения нейросетей.

Также направляю вам дополнительные материалы по темам, которые мы сегодня обсуждали:

1. Process Mining как инструмент для ускорения продаж
2. Как РОПу ускориться в 2 раза
3. Речевая аналитика: Почему она полезна, кто должен ее покупать и кому она приносит выгоду

Если я что-то упустил, пожалуйста, не стесняйтесь.

С уважением,

Роман Магдаленко

Канал про технологии продаж

---

Такой протокол можно интегрировать практически в любую CRM систему и подставлять в шаблон даты и имена. Структура этого протокола остается константой, а остальные переменные менеджер дописывает руками, тратя достаточно времени.

Но мы, ленивые люди, пойдем дальше!

Data Driven подход в протоколировании встреч: детальный пример

Если еще раз взглянуть на пример протокола выше, в нем можно распознать следующие переменные, кроме имен, ролей и дат:

M	Метрики	недостаточный контроль за сотрудниками Колл-Центра: 0,5% вместо 10%. Наша цель — увеличение конверсии на 10% до конца 2022. В качестве первого шага — обеспечить 100% контроль и управляемость проведения встреч с клиентами.
E	Экономический покупатель	Бюджет зарезервирован. Для его финального одобрения, необходимо будет провести встречу с финансовым комитетом, который возглавляет {EB.firstname} {EB.lastname} после успешного пилота.
D	Критерии принятия решения	Основные требования комитета — ROI 400%+, IRR 30%+ и успешный пилот.
D	Процесс принятия решения	встречу с финансовым комитетом, который возглавляет {EB.firstname} {EB.lastname} после проведения пилота. План пилота: Этап 0: Расчет ROI проекта на основе предоставленных данных. Срок — {Start.Data+1w} Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname}{ contact.lastname} Этап 1: Согласование договора и оплата. Срок — {Start.Data+1w} Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} {contact.lastname}
I	Определить боль	отсутствию влияния на качество работы КЦ. Как следствие, выручка { contact.company} растет медленнее, чем должна расти.
C	Чемпион	Ответственным с вашей стороны за результаты пилотного проекта будет {contact.firstname} {contact.lastname}
C	Конкуренция	В отличие от продукта Х, который вы сейчас тестируете, вам не надо будет собирать семантическое ядро и прикладывать дополнительные усилия. Наша технология работает на контексте, и мы всю необходимую подготовительную работу делаем сами.

Это данные, которые извлечены прямо из диалога нейросетью SalesAI с помощью фреймворка MEDDICC.

Мы добавили еще несколько единиц данных, которые позволят нам создать массив для анализа в будущем. Теперь наш Data Driven шаблон протокола Demo (Демо/пресейл) встречи с большим клиентом будет выглядеть так.

Пример протокола Demo с клиентом Enterprise, который собирается автоматически с помощью SalesAI:

{ contact.firstname }, приветствую,

спасибо за интересную встречу сегодня.

В продолжение разговора высылаю краткое резюме наших договоренностей:

Мы говорили о том, что в {contact.company} {M1.Deal}

Как следствие, {contact.company} {I.Deal }.

Наша цель — {M2.Deal}

Мы обсуждали наше решение — {UVP1.Deal}

Помимо этого, {UVP2.Deal}

Еще раз хочу отметить, что в отличие от продукта {C2.Deal}

Если наше решение вам подходит,

то мы готовы приступить к пилотной эксплуатации SalesAI стоимостью {Price} рублей не позднее {Start.Data}.

{EB.Deal }

{DD.Deal }

{D.Deal }

{C.Deal}

Состав команды с вашей стороны:

1. {contact.firstname} {contact.lastname} — {contact.role}
2. {contact.firstname} {contact.lastname} — {contact.role}
3. {contact.firstname} {contact.lastname} — {contact.role}

Состав команды пилота с нашей стороны:

{Team.Deal }

План сделки следующий:

{Timeline.Deal }

Подробный план пилота находится по ссылке: Onboarding plan

В нем пошаговый план движения к цели, контакты всей команды и характеристики требуемых датасетов для обучения найросетей.

Также направляю вам дополнительные материалы по темам, которые мы сегодня обсуждали:

1. Process Mining как инструмент для ускорения продаж
2. Как РОПу ускориться в 2 раза
3. Речевая аналитика: Почему она полезна, кто должен ее покупать и кому она приносит выгоду

Если я что-то упустил, пожалуйста, не стесняйтесь.

С уважением,

Роман Магдаленко

Канал про технологии продаж

Встречу со мной

 

В результате использования функции Автоматический протокол встречи в SalesAI экономит порядка 30 минут рабочего времени каждого сотрудника отдела продаж на каждую проведенную им встречу:

T=0,5*N*MT=0,5∗N∗M,

где N — количество встреч в день или неделю,

M — штат менеджеров по продажам, а

T — объем освобожденного для других встреч времени:

9 менеджеров, 9 встреч у каждого в неделю = 40 часов в неделю. То есть нет необходимости брать 10-го.

 

Если вы хотите оптимизировать процессы ведения протоколов и повысить эффективность ваших встреч, узнайте, как SalesAI может помочь вам в этом. Оставьте заявку для получения дополнительной информации и персонализированной демонстрации:

Получить автоматический протокол после каждой встречи: