В современном мире продаж, где каждая встреча может определить судьбу сделки, ключевое значение приобретает эффективный протокол встречи с клиентом. В этой статье мы рассмотрим, как Data Driven подход к протоколированию встреч может трансформировать вашу стратегию ведения переговоров и повысить эффективность коммуникаций.
Для директоров по продажам, чья работа требует постоянного взаимодействия с клиентами, наличие четкой и структурированной записи встречи является не только инструментом отслеживания прогресса, но и способом анализа и оптимизации будущих стратегий. От правильной структуры протокола до подробностей follow-up – каждый аспект важен.
Мы обсудим, какие встречи требуют детального протоколирования и почему, а также предложим конкретные шаги для ведения эффективного протокола. Подробно разберем примеры протоколов, созданных автоматически с помощью инструментов, таких как SalesAI, демонстрируя, как технологии могут облегчить этот процесс.
У менеджеров по продажам всегда найдется, чем заняться, чтобы не писать протокол встречи, или чтобы отделаться несколькими рандомными фразами после часовой встречи. Все мы помним про 30 слов в CRM после часовой встречи (6000 слов).
Содержание
- 1 Ключевые цели эффективного протокола встречи
- 2 Информация для Data Driven Директора по продажам
- 3 Определение встреч, требующих протоколирования
- 4 Структура протокола встречи
- 5 Пять шагов эффективной подготовки протокола встреч
- 6 Автоматический протокол встречи с клиентом: пример промпта
- 7 Data Driven подход в создании эффективного протокола встречи: детальный пример
- 8 Пример протокола Demo с клиентом Enterprise, который собирается автоматически с помощью SalesAI:
Ключевые цели эффективного протокола встречи
| 1. Психологическая фиксация боли | Клиент проговорил боль на встрече. Вам повезло. Вы вызвали доверие, он излил то, что его волнует. Чтобы он не забыл об этом, надо зафиксировать. И зафиксируйте это почти его словами, но с усилением влияния этой боли, подчеркните потери и к чему приводит эта боль. Да, тут есть немного манипуляций. Но важно снять розовые очки. Не все клиенты осознают истинную проблему. Некоторые мыслят задачами. И все получатели протокола будут в одном контексте также осознавать свои потери. |
| 2. Цели клиента | Очень важно зафиксировать цели клиента. Если они прозвучали, значит клиент хочет, чтобы вы помогли их достичь. Вы фиксируете вашу общую цель и описываете, как вы будете их достигать совместно. Все, теперь вы партнеры. На каждой встрече, особенно с ТОПами, все должно начинаться с целей. Еще раз и еще раз. Чтобы все были в фокусе. |
| 3. Условия сотрудничества | Я не про деньги (пока). Оставьте клиенту возможность выбора. При этом покажите уверенность в своем продукте: опишите, при каких условиях вы им подходите. |
| 4. Ваше УТП | И тут как раз есть возможность более четко и лаконично еще раз прописать ваше УТП, чтобы каждый участник встречи это прочитал. |
| 5. Ценность | Старайтесь давать какую-то ценность клиенту на каждом этапе, после каждой встречи: знания, предложения, идеи, аналитика, тестовый период, все что угодно, например, ссылку на статью в своем блоге, где подробно описывается фича, ну не знаю, как из протокола встречи извлечь дополнительную выгоду. |
| 6. План действий, следующие шаги | Ради чего все это и затевалось: описать путь движения к общему счастью. Для клиента это выглядит как путь к его цели/решению боли, для вас – путь к MRR или ARR и крутому кейсу. |
| 7. Профессиональный подход | Протокол встречи – это еще один поинт оф контакт. Используйте его, чтобы: сгенерировать другие точки контакта и показать свой профессионализм. Все хотят получить знающего свое дело профессионала себе в партнеры, наверняка, вы тоже. |
Это была информация для ретроградного Директора по продажам.
Информация для Data Driven Директора по продажам
Сегодня, вы скорее всего, уже задумываетесь о том, что за прошлые 12 месяцев у вас нет чистых данных, чтобы провести Реинжиниринг своих бизнес-процессов сегодня, и улучшить их для завтра. Почему? Потому что вы не прикладывали для этого усилия. Вы не знали, что и как надо собирать, чтобы сделать это в конце года. Знал бы прикуп…
Вам повезло, вы читаете эту статью и у вас есть возможность изменить ситуацию сегодня, чтобы через 12 месяцев посмотреть на эффективность своего процесса с точки зрения реальных/объективных данных и удалить из него недостатки. Но для этого необходимо собрать чистые и реальные данные.
Как это сделать? Для начала надо изменить подход. Относитесь к каждому событию как единице данных, которые потребуются для анализа. Собирайте, структурируйте и правильно храните данные, чтобы потом легко их обработать.
Протокол встречи – точно такая же структурированная единица данных, как e-mail, КП, договор, карточка сделки или лида в CRM.
Массив структурированных протоколов встреч проанализировать гораздо проще/дешевле, чем массив из 100500 неструктурированных записей звонков.
Качество результатов анализа зависит от качества составления каждого протокола.
Что полезного из этого массива можно извлечь, читайте в этой статье:
Как стать Data Driven Директором по продажам, наш канал в Telegram: VP of sales.
Определение встреч, требующих протоколирования
Все. 5-ти минутный звонок на ходу, на котором было принято судьбоносное решение тоже. Но мы все понимаем, что это не возможно. Поэтому будем исходить из реальности: через мясорубку протокола необходимо прогнать максимальное количество встреч. особенно, если мы применяем Data Driven. Очевидно, что если есть слона по кускам, в первую очередь необходимо оцифровать встречи/звонки внутри сделки и все встречи, имеющие структурированный формат. Потому что это проще всего сделать с помощью современных инструментов, таких как SalesAI.
Структура протокола встречи
Протокол встречи содержит информацию о предмете встречи, включая все темы обсуждения, а также результаты встречи. Он не является стенограммой, но должен содержать все подробности для отсутствующих участников. Встреча обычно проводится в соответствии с заранее составленной повесткой, которая доводится до сведения всех участников перед началом. После собрания ответственный составляет протокол, который затем рассылается всем приглашенным участникам.
- Как вести протокол
- Шаг 1 – Подготовьте повестку дня собрания
- Шаг 2 – Кто присутствовал / кто отсутствовал
- Шаг 3 – Запись обсуждений
- Шаг 4 – Запись предложений
- Шаг 5 – Получение одобрения
- Образец – Протокол встречи
Пять шагов эффективной подготовки протокола встреч
Составление протокола – это подробное и четкое изложение обсуждаемых вопросов. Помните, что это НЕ стенограмма и не должно включать дословно все сказанное. Он представляет собой резюме собрания с подробным изложением рассмотренных тем и принятых решений.
Шаг 1 – Подготовка повестки дня собрания
Перед встречей часто создается agenda в виде плана, которому должны следовать участники, чтобы не терять время. В повестке обычно есть пункты, которые необходимо обсудить, с установленными временными периодами для каждой темы. Заранее высланная agenda позволяет всем участникам быть в контексте и подготовиться. Позволяет понять ценность встречи. Не делайте из встречи загадку – это не профессионально. Сразу сообщите, какую проблему надо решить, чтобы решение нашлось быстрее и не пришлось бы расходиться думать и собирать еще одну встречу.
Шаг 2 – Кто присутствовал/кто отсутствовал
Протокол также работает как регистрационный лист, в котором указывается, кто присутствовал, а кто отсутствовал. Необходимо провести перекличку или другой способ выяснения присутствующих.
Шаг 3 – Ведение записей обсуждений
По каждой обсуждаемой теме следует кратко изложить основные положения. Например, если есть разногласия по поводу решения, следует записать позиции каждого человека.
Шаг 4 – Запись ходатайств
Для принятия важных решений может быть предложено голосование присутствующих. Каждый участник должен четко сформулировать свои “за” и “против”, которые записываются и вносятся в протокол.
Шаг 5 – Получение одобрения
После окончания встречи протокол должен быть утвержден председателем до его распространения. Председатель просматривает протокол и следит за тем, чтобы важные детали не ушли из него. После подписания протокол может быть распространен среди соответствующих сторон.
Да, это был аналоговый процесс создания протокола, который распечатывается на бумаге в требуемом количестве экземпляров, подписывается сначала председателем, а затем всеми участниками встречи. В наше время, пока все распишутся, его актуальность сильно изменится. Поэтому, мы представляем новый образец протокола, специально для Data Driven Директора по продажам.
Автоматический протокол встречи с клиентом: пример промпта
{ contact.firstname }, приветствую,
спасибо за интересную встречу сегодня.
В продолжение разговора высылаю краткое резюме наших договоренностей:
Мы говорили о том, что в { contact.company } производится недостаточный контроль за сотрудниками Колл-Центра: 0,5% вместо 10%. Это приводит к отсутствию влияния на качество работы КЦ.
Как следствие, выручка { contact.company } растет медленнее, чем должна расти.
Наша цель – увеличение конверсии на 10% до конца 2022. В качестве первого шага – обеспечить 100% контроль и управляемость проведения встреч с клиентами.
Мы обсуждали наше решение – Систему, которая увеличивает производительность сотрудников отделов продаж и обеспечивает контроль качества 100% звонков колл-центра. Мы сможем контролировать все звонки на предмет задавания вопросов и обрабатывать полученные ответы от клиентов. В результате это приведет к увеличению конверсии продаж. SalesAI работает прямо на встрече или звонке.
Помимо этого, SalesAI автоматизирует рутину для сейла: автоматически вносит все знания, полученные на звонке/встрече в CRM, готовит протокол встречи и КП.
Еще раз хочу отметить, что в отличие от продукта Х, который вы сейчас тестируете, вам не надо будет собирать семантическое ядро и прикладывать дополнительные усилия. Наша технология работает на контексте, и мы всю необходимую подготовительную работу делаем сами.
Если наше решение вам подходит,
то мы готовы приступить к пилотной эксплуатации SalesAI стоимостью {Price} рублей не позднее {Start.Data}.
Бюджет зарезервирован. Для его финального одобрения, необходимо будет провести встречу с финансовым комитетом, который возглавляет {EB.firstname} {EB.lastname} после успешного пилота. Основные требования комитета – ROI 400%+, IRR 30%+ и успешный пилот.
Ответственным с вашей стороны за результаты пилотного проекта будет {Champion.firstname} {Champion.lastname}.
Состав команды с вашей стороны:
- {contact.firstname} {contact.lastname} – {contact.role}
- {contact.firstname} {contact.lastname} – {contact.role}
- {contact.firstname} {contact.lastname} – {contact.role}
Состав команды пилота с нашей стороны:
- {contact.firstname} {contact.lastname} – {Deal.Owner}
- {contact.firstname} {contact.lastname} – {contact.role}
План сделки следующий:
Этап 0: Расчет ROI проекта на основе предоставленных данных. Срок – {Start.Data+1w}
Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} {contact.lastname}
Этап 1: Согласование договора и оплата. Срок – {Start.Data+1w
Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} {contact.lastname}
Этап 2: Настройка и обучение пилотного модуля. Сроки: {start.Data+1w}-{Start.Data+4w}. Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} { contact.lastname}
Этап 3: Запуск в тестовую эксплуатацию. Срок {Start.Data+4w} – {Start.Data+5w}. Ответственный – { contact.firstname }{contact.lastname }
Этап 4: Выявление KPI успеха пилотного этапа. Срок {Start.Data+4w}. Ответственный – { contact.firstname } {contact.lastname }
Этап 5: Внесение изменений на основе полученного фидбека. Ежемесячно до конца пилотного проекта. Ответственный – {Deal.Owner}.
Этап 6: Определение оптимальной конфигурации системы с учетом выявленных и согласованных потребностей, согласование с Финкомитетом, масштабирование на весь отдел продаж, закупка, установка. Срок {Start.Data+12w}. Ответственный – {contact.firstname }{contact.lastname }
Следующее действие с нашей стороны – Согласование договора. Срок {Start.Data}.
Следующее действие с вашей стороны – Предоставление реквизитов для составления договора. Срок {Start.Data-1w}.
Подробный план пилота находится по ссылке: Onboarding plan
В нем пошаговый план движения к цели, контакты всей команды и характеристики требуемых датасетов для обучения нейросетей.
Также направляю вам дополнительные материалы по темам, которые мы сегодня обсуждали:
- Process Mining как инструмент для ускорения продаж
- Как РОПу ускориться в 2 раза
- Речевая аналитика: Почему она полезна, кто должен ее покупать и кому она приносит выгоду
Если я что-то упустил, пожалуйста, не стесняйтесь.
С уважением,
Роман Магдаленко
Такой протокол можно интегрировать практически в любую CRM систему и подставлять в шаблон даты и имена. Структура этого протокола остается константой, а остальные переменные менеджер дописывает руками, тратя достаточно времени.
Но мы, ленивые люди, пойдем дальше!
Data Driven подход в создании эффективного протокола встречи: детальный пример
Если еще раз взглянуть на пример протокола выше, в нем можно распознать следующие переменные, кроме имен, ролей и дат:
| M | Метрики | недостаточный контроль за сотрудниками Колл-Центра: 0,5% вместо 10%. Наша цель – увеличение конверсии на 10% до конца 2022. В качестве первого шага – обеспечить 100% контроль и управляемость проведения встреч с клиентами. |
| E | Экономический покупатель | Бюджет зарезервирован. Для его финального одобрения, необходимо будет провести встречу с финансовым комитетом, который возглавляет {EB.firstname} {EB.lastname} после успешного пилота. |
| D | Критерии принятия решения | Основные требования комитета – ROI 400%+, IRR 30%+ и успешный пилот. |
| D | Процесс принятия решения | встречу с финансовым комитетом, который возглавляет {EB.firstname} {EB.lastname} после проведения пилота. План пилота: Этап 0: Расчет ROI проекта на основе предоставленных данных. Срок – {Start.Data+1w} Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname}{ contact.lastname} Этап 1: Согласование договора и оплата. Срок – {Start.Data+1w} Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} {contact.lastname} |
| I | Определить боль | отсутствию влияния на качество работы КЦ. Как следствие, выручка { contact.company} растет медленнее, чем должна расти. |
| C | Чемпион | Ответственным с вашей стороны за результаты пилотного проекта будет {contact.firstname} {contact.lastname} |
| C | Конкуренция | В отличие от продукта Х, который вы сейчас тестируете, вам не надо будет собирать семантическое ядро и прикладывать дополнительные усилия. Наша технология работает на контексте, и мы всю необходимую подготовительную работу делаем сами. |
Это данные, которые извлечены прямо из диалога нейросетью SalesAI с помощью фреймворка MEDDICC.
Мы добавили еще несколько единиц данных, которые позволят нам создать массив для анализа в будущем. Теперь наш Data Driven шаблон протокола Demo (Демо/пресейл) встречи с большим клиентом будет выглядеть так.
Пример протокола Demo с клиентом Enterprise, который собирается автоматически с помощью SalesAI:
{ contact.firstname }, приветствую,
спасибо за интересную встречу сегодня.
В продолжение разговора высылаю краткое резюме наших договоренностей:
Мы говорили о том, что в {contact.company} {M1.Deal}
Как следствие, {contact.company} {I.Deal }.
Наша цель – {M2.Deal}
Мы обсуждали наше решение – {UVP1.Deal}
Помимо этого, {UVP2.Deal}
Еще раз хочу отметить, что в отличие от продукта {C2.Deal}
Если наше решение вам подходит,
то мы готовы приступить к пилотной эксплуатации SalesAI стоимостью {Price} рублей не позднее {Start.Data}.
{EB.Deal }
{DD.Deal }
{D.Deal }
{C.Deal}
Состав команды с вашей стороны:
- {contact.firstname} {contact.lastname} – {contact.role}
- {contact.firstname} {contact.lastname} – {contact.role}
- {contact.firstname} {contact.lastname} – {contact.role}
Состав команды пилота с нашей стороны:
{Team.Deal }
План сделки следующий:
{Timeline.Deal }
Подробный план пилота находится по ссылке: Onboarding plan
В нем пошаговый план движения к цели, контакты всей команды и характеристики требуемых датасетов для обучения найросетей.
Также направляю вам дополнительные материалы по темам, которые мы сегодня обсуждали:
- Process Mining как инструмент для ускорения продаж
- Как РОПу ускориться в 2 раза
- Речевая аналитика: Почему она полезна, кто должен ее покупать и кому она приносит выгоду
Если я что-то упустил, пожалуйста, не стесняйтесь.
С уважением,
Роман Магдаленко
В результате использования функции Автоматический протокол встречи в SalesAI экономит порядка 30 минут рабочего времени каждого сотрудника отдела продаж на каждую проведенную им встречу:
T=0,5*N*MT=0,5∗N∗M,
где N – количество встреч в день или неделю,
M – штат менеджеров по продажам, а
T – объем освобожденного для других встреч времени:
9 менеджеров, 9 встреч у каждого в неделю = 40 часов в неделю. То есть нет необходимости брать 10-го.
Если вы хотите оптимизировать процессы ведения протоколов и повысить конверсию ваших встреч, узнайте, как SalesAI может помочь вам в этом. Оставьте заявку для получения дополнительной информации и персонализированной демонстрации: