Sales and Growth

Data Driven протокол встречи с клиентом

Образец протокола встречи с клиентом. Структура протокола встречи. Содержание follow-up после встречи с клиентом. Как автоматически создать протокол.


Никто не любит писать протоколы встреч. Я терпеть это не могу. Аналогично заносить данные в CRM после каждой встречи. Ни у кого в календаре нет таймслота после каждой встречи с названием “Составить протокол встречи”. Именно поэтому появляются ассистенты, секретари и тд. Именно поэтому мы записываем встречу на видео, надеясь, что когда-то вернемся, чтобы ее прослушать.

У сейлов всегда найдется, чем заняться, чтобы не писать протокол встречи, или чтобы отделаться несколькими рандомными фразами после часовой встречи. Все мы помним про 30 слов в CRM после часовой встречи (6000 слов).

Информация для Директора по продажам

Ваши цели протокола встречи:

1. Психологическая фиксация боли
Клиент проговорил боль на встрече. Вам повезло. Вы вызвали доверие, он излил то, что его волнует. Чтобы он не забыл об этом, надо зафиксировать. И зафиксируйте это почти его словами, но с усилением влияния этой боли, подчеркните потери и к чему приводит эта боль. Да, тут есть немного манипуляций. Но важно снять розовые очки. Не все клиенты осознают истинную проблему. Некоторые мыслят задачами. И все получатели протокола будут в одном контексте также осознавать свои потери.
2. Цели клиента
Очень важно зафиксировать цели клиента. Если они прозвучали, значит клиент хочет, чтобы вы помогли их достичь. Вы фиксируете вашу общую цель и описываете, как вы будете их достигать совместно. Все, теперь вы партнеры. На каждой встрече, особенно с ТОПами, все должно начинаться с целей. Еще раз и еще раз. Чтобы все были в фокусе.
3. Условия сотрудничества
Я не про деньги (пока). Оставьте клиенту возможность выбора. При этом покажите уверенность в своем продукте: опишите, при каких условиях вы им подходите.
4. Ваше УТП
И тут как раз есть возможность более четко и лаконично еще раз прописать ваше УТП, чтобы каждый участник встречи это прочитал.
5. Ценность
Старайтесь давать какую-то ценность клиенту на каждом этапе, после каждой встречи: знания, предложения, идеи, аналитика, тестовый период, все что угодно, например, ссылку на статью в своем блоге, где подробно описывается фича, ну не знаю, как из протокола встречи извлечь дополнительную выгоду.
6. План действий, следующие шаги
Ради чего все это и затевалось: описать путь движения к общему счастью. Для клиента это выглядит как путь к его цели/решению боли, для вас - путь к MRR или ARR и крутому кейсу.
7. Профессиональный подход
Протокол встречи - это еще один поинт оф контакт. Используйте его, чтобы: сгенерировать другие точки контакта и показать свой профессионализм. Все хотят получить знающего свое дело профессионала себе в партнеры, наверняка, вы тоже.
Это была информация для ретроградного Директора по продажам.

 

Информация для Data Driven Директора по продажам

Сегодня, вы скорее всего, уже задумываетесь о том, что за прошлые 12 месяцев у вас нет чистых данных, чтобы провести Реинжиниринг своих бизнес-процессов сегодня, и улучшить их для завтра. Почему? Потому что вы не прикладывали для этого усилия. Вы не знали, что и как надо собирать, чтобы сделать это в конце года. Знал бы прикуп…

Вам повезло, вы читаете эту статью и у вас есть возможность изменить ситуацию сегодня, чтобы через 12 месяцев посмотреть на эффективность своего процесса с точки зрения реальных/объективных данных и удалить из него недостатки. Но для этого необходимо собрать чистые и реальные данные.

Как это сделать? Для начала надо изменить подход. Относитесь к каждому событию как единице данных, которые потребуются для анализа. Собирайте, структурируйте и правильно храните данные, чтобы потом легко их обработать.

Протокол встречи - точно такая же структурированная единица данных, как e-mail, КП, договор, карточка сделки или лида в CRM.

Массив структурированных протоколов встреч проанализировать гораздо проще/дешевле, чем массив из 100500 неструктурированных записей звонков.

Качество результатов анализа зависит от качества составления каждого протокола.

Что полезного из этого массива можно извлечь, читайте в этой статье:

Process Mining как инструмент для ускорения продаж

Как стать Data Driven Директором по продажам, наш канал в Telegram: VP of sales.

Какие встречи должны заканчиваться протоколом

Все. 5-ти минутный звонок на ходу, на котором было принято судьбоносное решение тоже. Но мы все понимаем, что это не возможно. Поэтому будем исходить из реальности: через мясорубку протокола необходимо прогнать максимальное количество встреч. особенно, если мы применяем Data Driven. Очевидно, что если есть слона по кускам, в первую очередь необходимо оцифровать встречи/звонки внутри сделки и все встречи, имеющие структурированный формат. Потому что это проще всего сделать с помощью современных инструментов, таких как SalesAI.

Структура протокола встречи

Протокол встречи содержит информацию о предмете встречи, включая все темы обсуждения, а также результаты встречи. Он не является стенограммой, но должен содержать все подробности для отсутствующих участников. Встреча обычно проводится в соответствии с заранее составленной повесткой, которая доводится до сведения всех участников перед началом. После собрания ответственный составляет протокол, который затем рассылается всем приглашенным участникам.

  • Как вести протокол
  • Шаг 1 - Подготовьте повестку дня собрания
  • Шаг 2 - Кто присутствовал / кто отсутствовал
  • Шаг 3 - Запись обсуждений
  • Шаг 4 - Запись предложений
  • Шаг 5 - Получение одобрения
  • Образец - Протокол встречи

Как вести протокол (5 шагов)

Составление протокола - это подробное и четкое изложение обсуждаемых вопросов. Помните, что это НЕ стенограмма и не должно включать дословно все сказанное. Он представляет собой резюме собрания с подробным изложением рассмотренных тем и принятых решений.

Шаг 1 - Подготовка повестки дня собрания

Перед встречей часто создается agenda в виде плана, которому должны следовать участники, чтобы не терять время. В повестке обычно есть пункты, которые необходимо обсудить, с установленными временными периодами для каждой темы. Заранее высланная agenda позволяет всем участникам быть в контексте и подготовиться. Позволяет понять ценность встречи. Не делайте из встречи загадку - это не профессионально. Сразу сообщите, какую проблему надо решить, чтобы решение нашлось быстрее и не пришлось бы расходиться думать и собирать еще одну встречу.

Шаг 2 - Кто присутствовал/кто отсутствовал

Протокол также работает как регистрационный лист, в котором указывается, кто присутствовал, а кто отсутствовал. Необходимо провести перекличку или другой способ выяснения присутствующих.

Шаг 3 - Ведение записей обсуждений

По каждой обсуждаемой теме следует кратко изложить основные положения. Например, если есть разногласия по поводу решения, следует записать позиции каждого человека.

Шаг 4 - Запись ходатайств

Для принятия важных решений может быть предложено голосование присутствующих. Каждый участник должен четко сформулировать свои "за" и "против", которые записываются и вносятся в протокол.

Шаг 5 - Получение одобрения

После окончания встречи протокол должен быть утвержден председателем до его распространения. Председатель просматривает протокол и следит за тем, чтобы важные детали не ушли из него. После подписания протокол может быть распространен среди соответствующих сторон.

Да, это был аналоговый процесс создания протокола, который распечатывается на бумаге в требуемом количестве экземпляров, подписывается сначала председателем, а затем всеми участниками встречи. В наше время, пока все распишутся, его актуальность сильно изменится. Поэтому, мы представляем новый образец протокола, специально для Data Driven Директора по продажам.

Пример автоматизированного Протокола встречи

{ contact.firstname }, приветствую,

спасибо за интересную встречу сегодня.

В продолжение разговора высылаю краткое резюме наших договоренностей:

Мы говорили о том, что в { contact.company } производится недостаточный контроль за сотрудниками Колл-Центра: 0,5% вместо 10%. Это приводит к отсутствию влияния на качество работы КЦ.

Как следствие, выручка { contact.company } растет медленнее, чем должна расти.

Наша цель - увеличение конверсии на 10% до конца 2022. В качестве первого шага - обеспечить 100% контроль и управляемость проведения встреч с клиентами.

Мы обсуждали наше решение - Систему, которая увеличивает производительность сотрудников отделов продаж и обеспечивает контроль качества 100% звонков колл-центра. Мы сможем контролировать все звонки на предмет задавания вопросов и обрабатывать полученные ответы от клиентов. В результате это приведет к увеличению конверсии продаж. SalesAI работает прямо на встрече или звонке.

Помимо этого, SalesAI автоматизирует рутину для сейла: автоматически вносит все знания, полученные на звонке/встрече в CRM, готовит протокол встречи и КП.

Еще раз хочу отметить, что в отличие от продукта Х, который вы сейчас тестируете, вам не надо будет собирать семантическое ядро и прикладывать дополнительные усилия. Наша технология работает на контексте, и мы всю необходимую подготовительную работу делаем сами.

Если наше решение вам подходит,

то мы готовы приступить к пилотной эксплуатации SalesAI стоимостью {Price} рублей не позднее {Start.Data}.

Бюджет зарезервирован. Для его финального одобрения, необходимо будет провести встречу с финансовым комитетом, который возглавляет {EB.firstname} {EB.lastname} после успешного пилота. Основные требования комитета - ROI 400%+, IRR 30%+ и успешный пилот.

Ответственным с вашей стороны за результаты пилотного проекта будет {Champion.firstname} {Champion.lastname}.

Состав команды с вашей стороны:

  1. {contact.firstname} {contact.lastname} - {contact.role}
  2. {contact.firstname} {contact.lastname} - {contact.role}
  3. {contact.firstname} {contact.lastname} - {contact.role}

Состав команды пилота с нашей стороны:

  1. {contact.firstname} {contact.lastname} - {Deal.Owner}
  2. {contact.firstname} {contact.lastname} - {contact.role}

План сделки следующий:

Этап 0: Расчет ROI проекта на основе предоставленных данных. Срок - {Start.Data+1w}

Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} {contact.lastname}

Этап 1: Согласование договора и оплата. Срок - {Start.Data+1w

Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} {contact.lastname}

Этап 2: Настройка и обучение пилотного модуля. Сроки: {start.Data+1w}-{Start.Data+4w}. Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} { contact.lastname}

Этап 3: Запуск в тестовую эксплуатацию. Срок {Start.Data+4w} - {Start.Data+5w}. Ответственный – { contact.firstname }{contact.lastname }

Этап 4: Выявление KPI успеха пилотного этапа. Срок {Start.Data+4w}. Ответственный – { contact.firstname } {contact.lastname }

Этап 5: Внесение изменений на основе полученного фидбека. Ежемесячно до конца пилотного проекта. Ответственный - {Deal.Owner}.

Этап 6: Определение оптимальной конфигурации системы с учетом выявленных и согласованных потребностей, согласование с Финкомитетом, масштабирование на весь отдел продаж, закупка, установка. Срок {Start.Data+12w}. Ответственный – {contact.firstname }{contact.lastname }

Следующее действие с нашей стороны - Согласование договора. Срок {Start.Data}.

Следующее действие с вашей стороны - Предоставление реквизитов для составления договора. Срок {Start.Data-1w}.

Подробный план пилота находится по ссылке: Onboarding plan

В нем пошаговый план движения к цели, контакты всей команды и характеристики требуемых датасетов для обучения нейросетей.

Также направляю вам дополнительные материалы по темам, которые мы сегодня обсуждали:

  1. Process Mining как инструмент для ускорения продаж
  2. Как РОПу ускориться в 2 раза
  3. Речевая аналитика: Почему она полезна, кто должен ее покупать и кому она приносит выгоду

Если я что-то упустил, пожалуйста, не стесняйтесь.

С уважением,

Роман Магдаленко

 
 

Такой протокол можно интегрировать практически в любую CRM систему и подставлять в шаблон даты и имена. Структура этого протокола остается константой, а остальные переменные менеджер дописывает руками, тратя достаточно времени.

Но мы, ленивые люди, пойдем дальше!

 

Пример Data Driven Протокола встречи

Если еще раз взглянуть на пример протокола выше, в нем можно распознать следующие переменные, кроме имен, ролей и дат:

 
 
 
 
 
M
 
 
 
 
 
Метрики
недостаточный контроль за сотрудниками Колл-Центра: 0,5% вместо 10%. Наша цель - увеличение конверсии на 10% до конца 2022. В качестве первого шага - обеспечить 100% контроль и управляемость проведения встреч с клиентами.
 
 
 
 
 
E
 
 
 
 
 
Экономический покупатель
Бюджет зарезервирован. Для его финального одобрения, необходимо будет провести встречу с финансовым комитетом, который возглавляет {EB.firstname} {EB.lastname} после успешного пилота.
 
D
 
Критерии принятия решения
Основные требования комитета - ROI 400%+, IRR 30%+ и успешный пилот.
 
 
 
 
 
 
 
 
D
 
 
 
 
 
 
 
 
Процесс принятия решения
встречу с финансовым комитетом, который возглавляет {EB.firstname} {EB.lastname} после проведения пилота. План пилота: Этап 0: Расчет ROI проекта на основе предоставленных данных. Срок - {Start.Data+1w} Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname}{ contact.lastname} Этап 1: Согласование договора и оплата. Срок - {Start.Data+1w} Ответственный (со стороны заказчика) – {contact.firstname} {contact.lastname}
 
 
 
I
 
 
 
Определить боль
отсутствию влияния на качество работы КЦ. Как следствие, выручка { contact.company} растет медленнее, чем должна расти.
 
 
C
 
 
Чемпион
Ответственным с вашей стороны за результаты пилотного проекта будет {contact.firstname} {contact.lastname}
 
 
 
 
 
C
 
 
 
 
 
Конкуренция
в отличие от продукта Х, который вы сейчас тестируете, вам не надо будет собирать семантическое ядро и прикладывать дополнительные усилия. Наша технология работает на контексте, и мы всю необходимую подготовительную работу делаем сами.

Это данные, которые извлечены прямо из диалога нейросетью SalesAI с помощью фреймворка MEDDICC.

Мы добавили еще несколько единиц данных, которые позволят нам создать массив для анализа в будущем. Теперь наш Data Driven шаблон протокола Demo встречи с Enterprise будет выглядеть так.
 

Пример протокола Demo с клиентом Enterprise, который собирается автоматически с помощью SalesAI:

{ contact.firstname }, приветствую,

спасибо за интересную встречу сегодня.

В продолжение разговора высылаю краткое резюме наших договоренностей:

Мы говорили о том, что в {contact.company} {M1.Deal}

Как следствие, {contact.company} {I.Deal }.

Наша цель - {M2.Deal}

Мы обсуждали наше решение - {UVP1.Deal}

Помимо этого, {UVP2.Deal}

Еще раз хочу отметить, что в отличие от продукта {C2.Deal}

Если наше решение вам подходит,

то мы готовы приступить к пилотной эксплуатации SalesAI стоимостью {Price} рублей не позднее {Start.Data}.

{EB.Deal }

{DD.Deal }

{D.Deal }

{C.Deal}

Состав команды с вашей стороны:

  1. {contact.firstname} {contact.lastname} - {contact.role}
  2. {contact.firstname} {contact.lastname} - {contact.role}
  3. {contact.firstname} {contact.lastname} - {contact.role}

Состав команды пилота с нашей стороны:

{Team.Deal }

План сделки следующий:

{Timeline.Deal }

Подробный план пилота находится по ссылке: Onboarding plan

В нем пошаговый план движения к цели, контакты всей команды и характеристики требуемых датасетов для обучения найросетей.

Также направляю вам дополнительные материалы по темам, которые мы сегодня обсуждали:

  1. Process Mining как инструмент для ускорения продаж
  2. Как РОПу ускориться в 2 раза
  3. Речевая аналитика: Почему она полезна, кто должен ее покупать и кому она приносит выгоду

Если я что-то упустил, пожалуйста, не стесняйтесь.

С уважением,

Роман Магдаленко

 
Можно извлекать 4 сущности по BANT и пытаться на них настраивать автоматизацию, но очевидно, чем больше сущностей мы извлекаем, тем точнее мы можем создавать модели данных (Графы Знаний) и модели переиспользования данных. Как на рассмотренном примере выше. Раскладывание лида/сделки на 7 сущностей дает больше гибкости в использовании инструментов.

В результате использования функции Автоматический протокол встречи в SalesAI экономит порядка 30 минут рабочего времени каждого сотрудника отдела продаж на каждую проведенную им встречу:

T=0,5*N*M,

где N - количество встреч в день или неделю,

M - штат сейлов, а

T - объем освобожденного для других встреч времени:

9 сейлов, 9 встреч у каждого в неделю = 40 часов в неделю. То есть нет необходимости брать 10-го.

Этот функционал станет уже скоро доступен всем подписчикам тарифа Чемпион. Оставляйте свои заявки и вы первым сможете испытать Data Driven подход в B2B продажах.

На тарифе Команда Чемпионов можно будет создавать собственные фреймворки квалификации, не ограниченные количеством сущностей и использовать их максимально эффективно, без недостатков человеческого фактора.

Получить доступ к SalesAI бесплатно:

 

Похожие статьи

Будьте всегда в курсе передовых технологий продаж

Для Data-Driven лидеров роста, наш канал в Telegram: VP of sales.