Полное руководство по всем типам совещаний по продажам

Совещания по продажам стали неотъемлемой частью стратегии любой компании, стремящейся к успеху. От индивидуальных встреч до стратегических ежеквартальных обзоров, каждое совещание имеет свою цель и подход, направленные на улучшение коммуникации, повышение эффективности и, в конечном итоге, на увеличение продаж. В этом руководстве мы рассмотрим различные типы совещаний по продажам, их цели, а также предоставим рекомендации и советы от ведущих экспертов отрасли. От подготовки и планирования до проведения и анализа результатов - мы покроем все аспекты, которые помогут вам и вашей команде достигать лучших результатов.

Даже при наличии талантливых специалистов мирового класса еженедельные совещания по продажам могут казаться не слишком продуктивными - особенно если каждый день в течение всего дня совершать звонки в формате Zoom. Кто хоть раз не пролистывал электронную почту и сообщения в Slack, пока коллега сообщает последние новости?

Мы все были там. По данным Harvard Business Review, 71% опрошенных руководителей высшего звена заявили, что совещания непродуктивны и неэффективны. Еще 62% утверждают, что совещания упускают возможности сблизить всю команду.

В этом руководстве мы рассмотрим четыре основных типа совещаний отдела продаж - один на один, прогнозное совещание, QBR и заседание совета директоров - и дадим советы от CRO, CMO и VP of Sales о том, как провести каждое из них наиболее продуктивно, эффективно и результативно.

• Встреча по продажам один на один

• Созвон по прогнозам продаж

• Ежеквартальный обзор бизнеса (QBR)

• Совещание совета директоров

Только для Директоров по продажам, наш канал в Telegram: VP of sales.

Цели совещаний по продажам: от контроля до стратегии

От быстрых контрольных встреч до встреч на целый день - именно этот бизнес-ритм создает строгость, необходимую командам по продажам для выполнения метрик и получения предсказуемого дохода.

Почему прогнозируемый доход важен? Без этого бизнес-лидеры не могут принимать важные решения о персонале, операциях, планах роста или инвестициях.

Именно в каждой из этих точек соприкосновения лидеры по доходам собираются вместе, чтобы согласовать прогноз продаж, выявить риски и определить дальнейшие действия.

Подготовка к совещаниям: данные и стратегии

Подготовка к эффективным встречам по продажам всегда начинается с данных. Планируйте заранее, изучая соответствующие показатели продаж. Детали зависят от типа встречи и цели управления продажами, но это поможет вам пропустить вопросы поверхностного уровня и сразу перейти к стратегии продаж.

Опора на данные также поможет вам справиться с потенциально сложными разговорами. Например, если последние показатели прогнозирования продаж отличаются от того, что говорит вам менеджер, вы можете использовать данные для подтверждения того, что является фактом, а что - вымыслом. Применение подхода, основанного на данных, к проверке сделок перед встречей означает, что вы можете прийти со своей точкой зрения на необходимые дальнейшие шаги вместо того, чтобы тратить драгоценное время встречи на просмотр каждой сделки или обсуждение своего чутья и чутья вашего менеджера.

Итог: Если вы будете опираться в своих обсуждениях на точные данные, вы сможете сэкономить время и перевести разговор в конструктивное русло. Вопрос, где их взять?

💡 Самые точные данные вы можете получить только напрямую из диалога с клиентом. Без искажений c помощью SalesAI.

Секреты успешных встреч один на один

Встреча с продавцом один на один предоставляет менеджерам и менеджерам критически важную возможность выработать стратегию продвижения сделок. В идеальном случае менеджеры по продажам уже заранее изучили показатели и данные о продажах и могут потратить время на разработку индивидуального плана действий с каждым представителем, а также на инструктаж и мотивацию.

Вопросы для собеседования РОПа

Основная задача индивидуальных встреч

Встреча один на один по продажам - это ваша возможность как менеджера глубоко погрузиться в процесс оказания помощи вашим менеджерам в определении рисков, возможностей ускорения конвейера продаж и последующих шагов по выполнению сделки.

менеджеры жаждут коучинга. По данным исследования, проведенного компанией Zenger Folkman, 60% менеджеров заявили, что они уйдут из компании, если их руководитель не является хорошим тренером по продажам. [менеджеры] хотят знать, как лучше закрывать сделки. Они хотят знать, как лучше проводить демонстрацию. Они хотят научиться лучше и сильнее задавать открытые вопросы. SalesAI подсказывает в моменте, какой конкретно вопрос сейчас нужно задать.

Вот тут-то и приходит на помощь встреча с продавцом один на один. Сочетание стратегии и тактики, должно помочь вашим менеджерам преодолеть препятствия и дать им ясность в отношении дальнейших шагов для достижения своих целей в области продаж и, возможно, долгосрочных карьерных устремлений.

Участники индивидуальных встреч: кто и зачем

Как правило, участники один на один имеют общие отношения с менеджерами. В данном случае это может быть РОП и менеджер по продажам, но, скорее всего, индивидуальные встречи проходят по всей цепочке подчинения, вплоть до вице-президента по продажам и CRO.

Советы по ведению переговоров один на один:

• Сначала изучите данные о продажах. Заранее изучив важные показатели продаж и аналитику, вы придете на встречу с готовой точкой зрения. Таким образом, вы не будете тратить время на то, чтобы менеджер повторял информацию или задавал общие и не сфокусированные вопросы.

• Сосредоточьтесь на самых важных сделках. Используйте данные для определения приоритетности сделок, требующих наибольшего внимания, вместо того чтобы обсуждать каждую сделку в зависимости от ее размера.

• Разрабатывайте стратегии. Потратьте свое время на разработку стратегии управления сделками, находящимися в зоне риска, или ускорения сделок, которые уже на высокой стадии.

• Будьте готовы к сотрудничеству. Лучшие встречи один на один предполагают совместную работу менеджера по продажам и менеджера. Это не допрос. Если позволить данным вести дискуссию, это поможет создать атмосферу, свободную от перекрестных допросов и выставления пальцев.

💡 Встречайтесь регулярно. По данным исследования CSO Insights, только 47% менеджеров уделяют своим менеджерам более 30 минут в неделю. Старайтесь проводить встречи как минимум раз в неделю. Проводите еженедельные обзоры продаж, раз в две недели проводите коучинг-звонки и регулярные встречи наставников. SalesAI как раз позволяет освободить время лидера для проведения индивидуальной работы с менеджерами.

Образец повестки встречи с продавцом один на один

1. Начните с общей картины. Проанализируйте общие результаты работы, руководствуясь взаимно согласованными ключевыми показателями эффективности (KPI) и любым прогрессом с предыдущей недели.

2. Погрузитесь в изучение возможностей этого квартала. Используйте данные, чтобы выявить риски и определить приоритетность тех сделок, которые требуют наибольшего внимания.

3. Оцените прогноз продаж и выявите пробелы. Определите, нужно ли вам корректировать прогноз продаж, основываясь на результатах недавнего обсуждения и анализа. Например, если вы видите отставание по сделкам, вы можете обсудить стратегию, просмотреть сценарии и варианты, а также определить дальнейшие действия, чтобы довести эти сделки до начала следующего квартала.

4. Согласуйте следующие шаги и обеспечьте подотчетность. Это означает, что на следующей встрече вы должны предоставить результаты, основанные на твердых данных - единый источник правды, на который могут ссылаться и менеджер, и РОП.

Данные, которые вы должны принести на встречу 1:1

Определите сделки, которые находятся в зоне риска, и те, которые имеют наибольший потенциал. Показатели продаж, которые необходимо изучить для каждой сделки:

• Общее количество касаний

• Количество дней на текущей стадии

• Данные об активности продаж и вовлеченности

• Возраст лида

• Скоринг лида

Используйте процесс проверки сделки по четырем пунктам для каждой сделки, находящейся в зоне риска:

• Что изменилось в этой сделке?

• Насколько вероятно, что эта сделка будет закрыта?

• Какова активность по этой сделке?

• Следует ли эта сделка нашему процессу продаж?

Вопросы для собеседования директора по продажам

Прогнозы и воронки: ключ к согласованности

Поскольку прогноз продаж является самой важной цифрой для каждой компании, ваши встречи по прогнозам и пайпревью имеют решающее значение для обеспечения согласованности стратегии продаж и исполнения всей командой по работе с доходами.

Цель совещания по прогнозированию и пайпревью

Прогнозные встречи и пайпревью дают команде по работе с доходами возможность обсудить состояние сделок и определить риски в начале квартала. Все делятся своими прогнозами и разрабатывают стратегии. Цель состоит в том, чтобы заглянуть в будущее как можно дальше, как можно более детально и как можно более точно, а затем определить наиболее срочные действия, которые необходимо предпринять каждому члену команды по работе с доходами.

Кто должен присутствовать на совещании по прогнозированию и пайпревью?

Очень важно, чтобы на этой встрече участвовала вся команда по работе с доходами: отдел продаж, отдел маркетинга, отдел по работе с клиентами и операционный отдел.

Советы по проведению совещания по прогнозированию и пайпревью

• Подготовьтесь с помощью данных. Перед звонком просмотрите ключевые показатели эффективности продаж и узнайте, что ваша команда делает по сравнению с планом. Заранее убедитесь, что у вас есть четкое представление о пайпе каждого менеджера. Посмотрите, кто справляется со своими обязанностями, кто нуждается в дополнительном обучении, а кто преуспевает. Оставьте индивидуальный инструктаж по общим показателям продаж для индивидуальных встреч.

• Сосредоточьтесь на сделках, которые сделают ваш прогноз. С помощью AI вы можете быстро просмотреть сделки и изучить данные об активности продаж между представителем и потенциальным покупателем, чтобы убедиться, что все вовлечены в процесс.

• Опирайтесь на технологии, основанные на данных. Анализируя исторические показатели побед, SalesAI позволяет выявить риски, определить тенденции и сравнить текущие показатели продаж с аналогичными показателями за предыдущие кварталы. Это поможет вам скорректировать свою стратегию в случае необходимости.

• Стандартизируйте процессы и данные. Убедитесь, что все работают по одним и тем же принципам. Используйте метод прогнозирования продаж, который легко отслеживать и который обеспечивает видимость данных о торговой активности как на уровне счета, так и на уровне менеджера. Установите четкий процесс продаж с встроенной системой подотчетности. Стимулируйте точность прогноза продаж, поощряя сотрудников отдела продаж, которые постоянно выполняют поставленные задачи.

• Установите регулярный график. Вместо того, чтобы рассматривать детали отдельных сделок, убедитесь, что ваши команды имеют целостное представление обо всех сделках, деятельности по построению пайпа и показателях охвата. Как? Установите регулярный график еженедельных совещаний, посвященных поочередно прогнозу и пайпревью. На совещаниях по прогнозам основное внимание уделяется шагам по закрытию сделок, а также точным датам закрытия. Пайпревью сосредоточены на проверке действий по созданию пайпа и покрытия пайпа в будущем квартале.

Руководство по управлению Data Driven воронкой продаж B2B

Образец повестки совещания по прогнозированию и обзору пайплайна

1. Предложите обзор. Представьте базовый обзор последних тенденций в области прогнозирования продаж и пайплайна в компании.

2. Поделитесь личными обновлениями. Каждый менеджер делится тем, что он вызвонил. Установите временные ограничения, чтобы соблюсти график каждого. Если вы используете платформу SalesAI, вы сможете быстро определить сделки, требующие наибольшего внимания, и уделить им время в первую очередь.

3. Проанализируйте выполнение плана и сделки. Проанализируйте общий план и то, что ваша команда закрыла на сегодняшний день.

4. Обсудите изменения. Изучите, как изменился прогноз каждого подразделения в течение квартала, и разберитесь в причинах.

5. Итоги. Подведите итоги работы вашей команды и представьте прогноз продаж.

6. Создайте план действий. Определите конкретные дальнейшие шаги и не забывайте о последующих действиях.

Данные для синхро по прогнозу и совещания по обзору пайплайна

Вы захотите проанализировать и привести следующие ключевые показатели прогнозирования продаж на своем совещании по прогнозированию:

• План

• Достижение

• Охват пайплайна

Более зрелые команды также захотят включить:

• Историческая конверсия

• Данные по активности продаж

• Скоринг

QBR: анализ и планирование на квартал

💡 QBR продаж - это возможность для отдела продаж воспользоваться преимуществами ретроспективного анализа и одновременно заглянуть в будущее. QBR позволяет менеджерам и членам команды лучше понять, что сработало в прошлом квартале, что не сработало и как настроить следующий квартал на успех.

Цель QBR

Коллективно взглянув на прошедший квартал и оценив общую производительность команды и ключевые показатели продаж, команды могут извлечь ценные уроки и поднять уровень своей игры в продажах на следующий квартал.

Кто должен присутствовать на QBR?

В QBR должна участвовать вся команда по работе с выручкой: руководители отделов продаж, маркетинга, Customer Success и операционного отдела.

Советы по проведению QBR

• Привлеките всех к участию. Межфункциональное руководство всех команд по работе с выручкой должно принимать участие.

• Используйте стандартный формат встречи. Таким образом, каждый участник будет затрагивать одни и те же ключевые моменты, рассказывая о своих результатах за последний квартал и перспективах. Члены команды стремятся представить свои показатели продаж в лучшем свете, даже если это означает выбор одних KPI и отказ от других. Стандартизация особенно важна, когда в конференции участвуют менеджеры нескольких команд.

• Опирайтесь на данные. Проблемы, ошибки и недостатки отдельных членов команды могут быть сложными темами для обсуждения в группе. Переформулируйте эти обсуждения как извлеченные уроки, чтобы все могли извлечь пользу. Обсуждение этих проблемных сценариев в неагрессивной манере, с использованием данных, подтверждающих вашу точку зрения, может помочь членам команды предотвратить такие сценарии.

• Отмечайте истории успеха. Победы могут стать ценными уроками для всех команд по работе с доходами. Проанализируйте действия или обстоятельства, способствовавшие победе, чтобы члены команды могли применить эти уроки в своей работе.

• Проясните следующие шаги. Составьте план действий с целями и сроками на следующие 90 дней. Определите ресурсы компании, которые помогут командам добиться успеха. Проследите за этим на следующем QBR по продажам.

• Ориентируйтесь на клиентов. По словам Ямини Ранган, директора по работе с клиентами компании Hubspot, локализованный подход к QBR усиливает общую картину и общие цели. Разделите QBR по регионам/направлениям и сосредоточьте каждый на том, что лучше для регионального клиента. Вы можете сказать: "Какие инициативы, ориентированные на клиента, вы рассматриваете? И что маркетинг должен сделать для этого? Что для этого должен сделать отдел продаж?" - говорит она. "Я действительно хочу, чтобы все работали не в одиночку, думая о клиенте, которого мы обслуживаем на этом совещании, и добиваясь успеха".

Образец повестки QBR продаж

• Начните с обзора бизнеса. Представьте команде положение дел в компании и свое видение предстоящего квартала. Если позволяет время, пригласите приглашенного спикера, чтобы мотивировать команду.

• Перейдите к общей картине - прошлое, настоящее и будущее. Проанализируйте закрытые сделки, средний цикл продаж и проскальзывание сделок. Узнайте, сколько сделок сгенерили ваши SDR по сравнению с их планами, и что они называют жесткими обязательствами на этот квартал.

• Оцените результаты работы за прошлый квартал. Обсудите, какие обязательства взяли на себя ваши менеджеры, что они закрыли за неделю, а также их планы. Помните, что цифры - это отправная точка для понимания того, что произошло. Выйдите за рамки табло.

• Оцените текущий квартал. Определите, что действительно можно выиграть, оценив следующие пять аспектов ваших сделок:

  • Объем. Убедитесь, что у вас есть достаточное количество сделок, чтобы достичь квартального показателя.

  • Микс. Определите идеальное сочетание мелких и средних сделок с высокой вероятностью и слонов с низкой вероятностью.

  • Здоровье. Проанализируйте эти основные показатели продаж, чтобы выявить сделки, находящиеся в зоне риска, и понять, что можно сохранить, а также привлечь в текущем квартале.

  • Сроки. Убедитесь, что у вас есть регулярный график закрытия сделок, чтобы они были равномерно распределены в течение квартала и помогли вам достичь линейности продаж.

  • Расстановка приоритетов. Определите критически важные сделки в текущем квартале, чтобы вы могли обучить своих менеджеров фокусироваться на нужных возможностях.

• Задайте вопрос о победе в следующем квартале. Установите конкретные цели, генерируйте новые идеи, создайте план подотчетности и определите ресурсы компании, которые помогут членам команды достичь этих целей.

Данные, которые вы должны принести на QBR продаж

Вам понадобятся данные за предыдущий, текущий и предстоящий кварталы. Из предыдущего квартала вам понадобятся:

• Достижения

• Закрытые сделки/коэффициент побед

• Упущенные сделки

• Упущенные сделки, которые были в процессе совершения

• Средний цикл продаж

• Линейность продаж

Начиная с текущего квартала, вам потребуется:

• Средний цикл продаж

• Ускользнувшие сделки

• Данные об активности продаж / вовлеченности

Для предстоящего квартала вам понадобятся:

• Охват пайплайна

• Заключенные сделки

• Вероятные сделки

• Наилучший вариант пайплайна

QBR: Полное руководство по проведению Квартального Бизнес Ревью

Заседание совета директоров

На заседании совета директоров собираются руководители компании и члены совета директоров, чтобы проанализировать общие результаты деятельности компании. Это многочасовое мероприятие с высокими ставками, на котором руководители компании могут продемонстрировать достигнутый прогресс и изложить свое видение будущего.

Цель заседания совета директоров

Заседание совета директоров - это момент, когда вы можете рассказать совету директоров о том, что идет правильно, что идет не так, и что вам от них нужно. Это ваш шанс получить одобрение и поддержку, необходимые для развития бизнеса. Члены совета директоров ожидают услышать последние события, которые помогут им принимать обоснованные бизнес-решения. Они хотят знать, где кроются риски и как вы планируете их снизить.

Кто должен присутствовать на заседании совета директоров?

На заседаниях совета директоров присутствуют руководители компании и совет директоров.

Советы по проведению заседания совета директоров

• Переходите к делу. Вам предстоит обсудить с советом директоров много вопросов, а времени у вас мало. Вы должны сделать презентацию краткой и сосредоточиться на стратегии. Выделите ключевые возможности бизнеса, отметьте все, что ставит под угрозу вашу дорожную карту доходов, и уверенно объясните, где, по вашему мнению, вы окажетесь в конце квартала.

• Стратегически просите о помощи. В зависимости от того, насколько активны члены вашего совета директоров в компании, они могут не погружаться в обсуждение стратегии с конкретными решениями. Четко определите, что они могут сделать для ускорения критически важных сделок. Например, если вам необходимо задействовать связи членов совета директоров в ключевых компаниях, сделайте это предложение здесь.

• Поддерживайте вовлеченность членов совета директоров. Предоставьте четкие доказательства того, как ваша организация продвигается к достижению поставленных целей. Вызовите их любопытство относительно прогресса, достигнутого вами за последнее время, вооружившись реальными, убедительными данными. Если члены совета директоров уходят воодушевленными, это хороший знак, что они поддержат ваши инициативы.

Образец повестки заседания совета директоров

• Перечислите цели. Представьте цели отдела продаж на квартал. Предложите актуальную информацию о том, как продвигается квартал по отношению к этим целям.

• Выработайте стратегию. Выделите приоритетные сделки - те, которые находятся в зоне риска, имеют высокую ценность или обладают наибольшим потенциалом - и объясните свой план по их закрытию.

• Подведите итоги. Подведите итоги квартала, суммируйте основные выводы и объясните, какие шаги вы планируете предпринять дальше.

• Откройте дискуссию. Это время для вопросов и ответов. Включите все выводы, сделанные на этой сессии, в свои следующие шаги.

Как SalesAI может помочь вашим советам директоров

Откажитесь от статичных отчетов, электронных таблиц и презентаций, которые вы обычно часами готовите для членов совета директоров. Вы можете проводить заседания совета директоров прямо из SalesAI, где вы сможете получить доступ к данным в режиме реального времени.

Что еще можно почитать про совещания:

4 совещания по продажам, на которых следует сосредоточиться, чтобы создать успешную команду продавцов

Удаленная команда продаж в 2023