10 секретов эффективного совещания по продажам для РОПа

Эффективные совещания с командой продаж не только способствуют синхронизации команды, но и играют ключевую роль в стратегическом планировании и оперативном управлении продажами. Настоящая статья раскрывает 10 секретов, как сделать каждое совещание по продажам не только плодотворным, но и мотивирующим для всей команды. От подготовки до заключения, каждый аспект важен для достижения цели - максимизации эффективности и улучшения результатов. Мы начнем с основ - как правильно подготовиться к совещанию, обсудим важность технической готовности и уважения к времени участников. Пройдемся по вопросам выбора ритма работы, необходимости инструктирования команды и значимости обсуждения ключевых побед. В статье подчеркивается, что успех совещания по продажам зависит не только от содержания, но и от формата его проведения. Приведенные советы и рекомендации помогут вам организовать совещание, которое принесет реальную пользу как для команды, так и для всего бизнеса.

Для лидера продаж встречи со всей вашей командой менеджеров могут быть ценным процессом контроля состояния вашего бизнеса - но они также могут тратить ценное время продавцов на продажи. Чтобы время, проведенное вместе, было полезным, разработайте правильную повестку дня, поделитесь важными новостями и стимулируйте групповое обсуждение, а более простые обновления оставьте для мессенджеров.

Подготовьте, уточните и отполируйте повестку дня следующего собрания продавцов, используя советы, приведенные в этой статье. Вы быстро станете проводить эффективные собрания для своей команды.

Что такое совещание по продажам

Прежде всего, давайте определим, что такое совещание по продажам. Совещание по продажам - это внутреннее совещание между руководителями отдела продаж и и всей командой продаж компании. В отличие от встречи, ориентированной на внешнюю аудиторию, такой как звонок по телефону или Демо, эта встреча предназначена только для внутренних участников и призвана дать команде продаж информацию, необходимую им для качественного выполнения своей работы. Как правило, совещание проводят лидеры продаж (РОП, директор по продажам или директор по доходам (CRO), а торговые представители принимают в нем участие. Лидеры освещают важные обновления, которые могут включать в себя:

• Текущие показатели продаж

• Что волнует руководителей

• Информация о конкурентах

• Какие следующие приоритеты должны быть у команды.

Повестка дня ваших собственных совещаний будет отличаться в зависимости от того, проводите ли вы еженедельное совещание по продажам, ежеквартальный обзор, ежегодный старт продаж или что-то другое. Но эти 10 советов помогут вам не сбиться с пути, проявить уважение к своей команде и быть максимально эффективными на своих собраниях по продажам, независимо от того, что вы обсуждаете.

1. Упростите повестку дня и цель

Убедитесь, что вы и ваша команда четко знаете, по какому поводу вы проводите совещание. Например, это быстрая встреча для обсуждения прогресса по определенному ключевому показателю эффективности (KPI) или критическая встреча в конце квартала, чтобы выяснить, кому нужна помощь в заключении сделок?

Не собирайте своих продавцов без четкой повестки дня и нескольких простых целей. Заставляя продавцов участвовать в совещании, вы отвлекаете их от прочесывания потенциальных клиентов, составления электронных писем и питч-деков и, в конечном счете, от роста доходов.

Разработав повестку дня и цели, решите, кто должен выступать по каждой теме. Заранее поработайте с докладчиками, чтобы ответить на эти вопросы:

• Кто начнет встречу?

• Кто представит свой экран, если потребуется?

• Как вы будете делать переходы?

• Оставите ли вы вопросы на конец или будете отвечать на них в течение всего выступления?

• Есть ли ключевой призыв к действию (CTA), который вы хотите, чтобы каждый участник встречи унес с собой?

Отправляйте повестку дня участникам перед каждой встречей. Это может быть неполный набросок, но это покажет всем, что вы нацелены на рациональное использование их времени.

8 шагов по созданию эффективного плана встречи с лидом

2. Устраните неполадки в технологии

Независимо от того, проводите ли вы презентацию удаленно или лично, заранее устраните все технологические неполадки. Необходимо обновить компьютер, загрузить программное обеспечение, закрыть ненужные программы или чаты.

Однажды, мой ноутбук решил обновиться именно в тот момент, когда я приехал на встречу с лидом, аудиенции c которым добивался несколько месяцев. Это был эпик фейл.

Вы же не хотите, чтобы сбои отнимали ваше время и срывали встречу, поэтому попросите докладчиков встретиться на несколько минут раньше, чтобы протестировать все настройки. Эта предварительная работа может занять всего 10 минут, но она окупается. Если собрание проводите только вы, вы можете сделать то же самое самостоятельно: протестировать оборудование и провести презентацию так же, как и во время реального выступления.

3. Начинайте и заканчивайте вовремя

Уважайте время своей команды, проводя встречи по расписанию. Торговые представители тщательно планируют свой день, чтобы успеть сделать максимальное количество звонков и писем клиентам, поэтому задайте тон, чтобы ваш график проведения совещаний надежно придерживался установленного времени.

Если вы заметили, что предыдущие совещания имеют тенденцию затягиваться, подумайте о том, чтобы приберечь вопросы и комментарии для определенных моментов совещания или сократить количество тем на каждом совещании. Регулярно пересматривайте стандартную повестку дня собрания по продажам, запрашивая отзывы участников, чтобы узнать, какие темы являются наиболее ценными. Вы не хотите прерывать важные беседы, но вам также необходимо следить за временем - это хрупкий баланс.

Повестка собрания по продажам: образец шаблона

Этот шаблон повестки дня - хорошее начало. В ней много пунктов, поэтому вам нужно будет убедиться, что вы соблюдаете временные рамки.

Детали совещания

• Дата и время встречи

• Присутствующие

Инструктаж команды: 5 минут

• Обновления в компании, которые влияют на работу отдела продаж

• Ответы на вопросы, заданные на прошлой встрече

Команда обсуждает свои обновления и препятствия: 10 минут

• Обсуждение основных лидов

• Обзор текущих показателей

• Отчет о состоянии дел

• Анализ потенциальных препятствий

Усиление ключевых побед: 5 минут

• Похвалите торговых представителей, которые ценят публичное признание - убедитесь, что похвала относится к конкретным событиям

• Дайте возможность другим разделить признательность

Предлагайте идеи, вопросы и инновации: 5 минут

• Обменяйтесь мыслями и идеями

• Мотивируйте и поощряйте команду

Принять решение о дальнейших действиях: 5 минут

• Назначьте людей, которые будут отвечать за решения и действия, принятые на встрече

• Определите ожидания от следующей встречи

Закройте собрание

Сделайте каждую встречу значимой, иначе вы рискуете, что ваша команда будет шутить, что они пережили еще одну встречу, которая могла бы быть проведена по электронной почте. Действительно, электронная почта может быть эффективным и лаконичным способом общения с командой, когда речь идет о быстрых обновлениях компании или изменениях в планах.

Время и ритм проведения совещаний по продажам имеют решающее значение. Если у вас есть ежедневный стенд-ап или другое повторяющееся совещание, подумайте о том, чтобы перейти на менее частый график, если вы заметите, что затрагиваете несущественные вопросы.

Кроме того, не чувствуйте себя обязанным проводить встречи каждый раз, когда вы изначально планировали их провести. Если вы отмените встречу, когда у вас не было важных обновлений, которыми нужно было поделиться, эти бонусные минуты, возвращенные команде, будут использованы для значимой работы. Скажите своей команде, почему вы отменяете встречу - "Сегодня нет важных вопросов для обсуждения, и я уверен, что вы все могли бы использовать это время продуктивно" - и ваша команда оценит, что вы не проводите встречи только ради этого.

5. Проинструктируйте команду

Как лидер, вы обязаны информировать команду обо всем, что вы узнали, но еще не передали им, особенно если прошло много времени с момента вашей последней встречи.

Проинформируйте всех о любых изменениях в ценообразовании, прогнозах продаж, новостях о продукции, смене руководства или другой важной информации, которая может повлиять на их продажи. Также проанализируйте все проблемы и вопросы, возникшие на прошлых встречах.

Эта часть встречи по продажам может занять много времени. Если тема может затянуться, подумайте о проведении специальной встречи для ее обсуждения.

Как создать удаленный отдел продаж

6. Попросите команду обсудить свои обновления и препятствия.

Когда вы все вместе собираетесь на совещании по продажам, часто полезно, чтобы каждый поделился тем, что работает, а что нет. Расскажите о лидах и счетах, о том, как проходят ключевые разговоры, а также об общем состоянии дел по выполнению планов и KPI.

Не забывая о прогрессе, прислушивайтесь к любым препятствиям. Как руководитель, если члены вашей команды сталкиваются с препятствиями, вы должны быть в курсе, чтобы помочь им расчистить путь к успеху.

Как только вы узнаете, что идет хорошо, а что требует дополнительного внимания, вы можете разработать план действий с отдельными членами команды или более крупной группой.

Современное руководство по анализу сделок

7. Повышайте значимость ключевых побед

Заключил ли сейлз крупную сделку? Перевыполнил свой план шесть месяцев подряд? Выделите время в повестке дня совещания по продажам специально для того, чтобы похвалить их. Большинство людей ценят признание, и это полезно для всей организации.

Признание является хорошим мотиватором как для отдельного сотрудника, так и для команды в целом. Согласно исследованию, проведенному Обществом управления человеческими ресурсами (SHRM) и компанией Globoforce, 68% HR-специалистов считают, что признание заслуг сотрудников положительно влияет на удержание персонала, а 56% уверены, что программы признания помогают в подборе персонала. Кроме того, сотрудники, которые считают, что работодатель регулярно признает их заслуги, на 109% чаще остаются в своей организации.

Будьте конкретны в своих похвалах. Сказать, что вы цените то, что кто-то нашел время, чтобы принять клиента, которому требуется больше внимания, чем обычно, будет значить больше, чем обычное "хорошая работа", и будет гораздо более поучительным для других членов команды, желающих улучшить свою работу. Конечно, не всем нравится, когда их публично выделяют, поэтому убедитесь, что вы отдаете должное членам команды в тех форматах, которые они предпочитают. Вы можете обсудить это с каждым представителем на индивидуальной встрече.

Словарь Директора по продажам

8. Выделите место для идей, вопросов и сотрудничества

В повестке ваших собраний по продажам всегда должно быть время для группового обмена мнениями. Эти встречи не только о том, что вы хотите сообщить, но и о том, как члены команды могут учиться друг у друга и использовать передовой опыт друг друга.

Например, вы обмениваетесь идеями по следующим вопросам:

• Лучшее согласование продаж и маркетинга или продаж и обслуживания

• Советы по удаленным продажам

• Новое позиционирование ваших продуктов или услуг

• Партнерство с другими коллегами или поставщиками в вашей отрасли

• Ваши конкуренты и то, как они продают, продвигают или устанавливают цены на свою продукцию.

• Формирование целей на следующий квартал или год

Сосредоточьтесь на темах, которые будут актуальны для большинства продавцов на встрече, чтобы они не начали отключаться или пытаться работать в режиме многозадачности.

Как повысить конверсию продаж на данных. Кейс

9. Примите решение о дальнейших действиях

Прорабатывая каждый пункт повестки совещания по продажам, уточните все пункты действий и ответственных за их выполнение. Никто не должен покидать собрание с ощущением неясности относительно дальнейших шагов.

Члены команды могут отвечать за последующие действия в отношении своих потенциальных клиентов и покупателей. Однако если в ходе встречи были подняты другие вопросы, касающиеся всего отдела, например, разговор с финансовым отделом о новой акции или обсуждение новой кампании по привлечению потенциальных клиентов с отделом маркетинга, следует назначить ответственного. Таким образом, важные вопросы не останутся незамеченными. Уточните, какие обновления вы хотите, чтобы команда принесла на следующее совещание.

Как один стартап увеличил конверсию продаж на 68%

10. Мотивируйте команду

Продажи могут быть трудными. Эта профессия требует терпения, продавцам приходится сталкиваться с большим количеством отказов, и время от времени приходится совершать ошибки. Иногда рынок замедляется, и клиенты просто не клюют. Независимо от причины трудных времен, команда в целом или отдельные торговые представители будут иногда испытывать трудности.

В такие периоды у вас, как у лидера, есть возможность решить проблемы и искренне пообщаться с командой. Если вы расскажете, почему работа команды вас по-прежнему вдохновляет и мотивирует, то и другие тоже будут мотивированы. Выделите время в своей программе, чтобы сделать это, когда наступят трудные времена.

Даже в более легкие времена существует множество веселых и позитивных способов мотивировать команду. Вы можете ввести игры и конкурсы, чтобы отметить то, что идет хорошо, и награждать уникальными призами за различные вехи.

Как бы вы ни действовали, помните об одном простом факте: трудные времена не длятся долго, но трудные команды продавцов - длятся.