Кто такой Event-менеджер: чем занимается и какие у него обязанности

Корпоративы, бизнес-конференции, форумы, церемонии вручения и даже дни рождения и свадьбы с приглашенными гостями создаются как в развлекательных, так и в рекламных, деловых, обучающих целях. Однако участники торжеств вряд ли задумываются о том, что за организацией этих праздников стоит человек определенной профессии – event-менеджер. На его плечи ложится подготовка и организация события, контроль за действиями участников и гостей, обеспечение приятной, дружелюбной атмосферы.

Кто такой event-менеджер

Еvent менеджер- кто это? Такой вопрос задают люди, впервые услышавшие название этой профессии. Отвечаем: это организатор публичных мероприятий, которого нанимают частные или юридические лица для управления и контроля. Свое название специальность получила от приставки event (англ.), что означает «событие».

Ивент manager подготавливает и организует проведение мероприятия, которое может проходить как в обычном режиме или посредством интернета, выполняя поставленные заказчиком задачи. Чем крупнее празднование, тем больше привлекается ивент менеджеров, где каждый из них выполняет конкретные обязанности.

Что делают event-менеджеры

Эвенты – это любого рода мероприятия с участием гостей или посетителей. Это крупные слеты, выставки, модные показы, международные конференции или частные праздники. Поэтому, по своей специализации event менеджер может быть организатором:

• частных праздников – юбилеев, день рождений, свадеб;

• культурных эвентов – лекций, выставок, церемоний вручения, форумов, семинаров;

• крупных мероприятий, где количество участников превышает 300 человек – модных показов, концертов, публичных торжеств, международных форумов и конференций.

Обязанности специалиста зависят от специфики конкретного мероприятия. Организуя небольшой семинар или публичное торжество, он берет на себя всю работу, связанную с подготовкой и проведением. Это поиск рекламных инструментов, украшение помещения, подготовка именных приглашений, контроль за выступлениями и т. д. Для крупных эвентов нанимают команду профессионалов, которые разделяют между собой отдельные рабочие моменты.

В обязанности руководителя или директора евент агентства входит:

• развитие и укрупнение клиентской базы;

• продажа услуг в стране и за границей;

• проведение встреч и переговоров;

• заключение контрактов;

• взаимодействие с международной командой;

• контроль подготовки и организации мероприятий;

• анализ результатов;

• отчетность.

То есть, директор обязан контролировать работу сотрудников, отвечать за продажи и заключение договоров, анализировать и сдавать отчетность. Сам он организационной деятельностью не занимается, возлагая это на плечи рядовых сотрудников компании. Однако, каждый руководитель когда-то был рядовым сотрудником. Только набравшись опыта, поняв суть профессии изнутри, можно подняться по карьерной лестнице.

С помощью нейросети SalesAI https://start.salesai.ru/. можно значительно увеличить размер выручки и конверсию продаж, чем уже воспользовались многие отечественные компании.

Владение навыками event менеджера имеет неоспоримые достоинств. Это возможность:

• иметь множество полезных знакомств, расширив круг общения;

• прокачать коммуникативные навыки;

• вместе с одной профессией освоить целый ряд дополнительных специальностей – пиарщик, переговорщик, СММ менеджер, маркетолог, дизайнер и т. д;

• работать в любом подходящем формате – через агентство, самостоятельно или создав собственную компанию;

• реализовать творческий потенциал;

• хорошо заработать, если не бояться работы и возложенным обязанностей.

Профессия инвента имеет и минусы:

• ненормированный график работы, где не только звонить, но и выдернуть с постели могут даже ночью;

• высокий уровень стресса, что приводит к стремительному эмоциональному выгоранию;

• возможное несовпадение интересов заказчика и исполнителя, что приводит к конфликтам;

• частые форс мажорные обстоятельства, которые зависят не только от исполнителя, но и других людей – внезапно заболел ведущий, не приехал артист и т.д.

Иногда профессионалу приходится решать вопросы возможного срыва празднования или публичного выступления. Хорошо, если форс мажорные обстоятельства случаются задолго до намеченной даты. Но, нередко это происходит за пару часов/минут до праздника. Тогда специалист обязан сделать так, чтобы посетители или гости не заметили неполадок, поэтому программу приходится менять «на ходу». Обратите внимание, что, несмотря на огромный рабочий объем, такие профессионалы остаются «за кадром». Ивенты - это люди «невидимки», которые акцентирует внимание на других, оставляя за собой право оставаться в тени, забывая о комфорте и собственном времени. Поэтому, они обязаны терпеть капризы заказчиков, находить компромиссы, подстраиваться под других. И это один из минусов профессии.

Еvent менеджер – это востребованная специальность, актуальность которой не будет утрачена при любых обстоятельствах. Даже в форс мажорных и непрогнозируемых ситуациях, например, при эпидемиях, пандемиях, развлекательные, а тем более, деловые ивенты проводятся в онлайн режимах. Поэтому, востребованность организаторов остается высокой.

Что должен знать и уметь event-менеджер

Ивент менеджер должен уметь:

• разрабатывать концепцию события при согласовании с заказчиком, внося необходимые изменения;

• рассчитывать бюджет, где очень важно уложиться в определенную сумму;

• искать инвесторов, спонсоров и взаимодействовать с ними;

• подбирать помещения, арендовать их;

• оформлять помещения в соответствии с принятой концепцией праздника;

• разрабатывать программы делового и развлекательного характера, находя ведущих и артистов;

• выстраивать общение со спикерами, которых нужно пригласить, договориться о выступлении, разместить в гостинице, если они иногородние;

• выполнять техническую поддержку, обеспечивая функционирование тех оснащения;

• разрабатывать печатную и презентационную тематическую продукцию;

• создавать и продвигать лендинг – реклама, посты в социальных сетях, отправка рассылок;

• обеспечивать необходимыми предметами спикеров, участников, гостей – водой, ручками, блокнотами.

На плечи ивент специалиста ложатся переговоры со спикерами, участниками, инвесторами, поставщиками. Он заключает договора и контролирует соблюдение условий.

Еvent менеджеры должны выполнять задачи, которые связаны с:

• управлением командой – решать организационные вопросы, давать задания сотрудникам и контролировать работу;

• организацией мероприятий «под ключ», что заставляет вникать во все стадии организационного процесса;

• поиском партнеров и выполнением деловой переписки;

• оформлением и составлением презентаций, отчетов;

• анализом итогов прошедших событий;

• публичным выступлением перед партнерами и гостями;

• работой в GRM системах.

Это базовые навыки, которыми владеет каждый event менеджер. При поиске сотрудников, работодатели указывают эти минимальные требования, однако, остальные умения нарабатываются при получении опыта.

Как стать event-менеджером

Выучиться на event менеджера можно:

• в колледже или ВУЗе;

• самостоятельно;

• в формате онлайн обучения.

При поступлении в колледж или университет необходимо выбирать факультеты, основанные на маркетинге, рекламе, шоу-бизнесе, психологии. На основе полученных базовых знаний, можно попробовать себя в роли ивента, где диплом о полученном образовании повысит соискателя в глаза работодателя.

С помощью самоучителей, роликов, тем в широком доступе представленных в интернете, каждый желающий может выучиться самостоятельно. Для начала нужно освоить теорию, потом практиковаться. Но для этого нужно устроиться помощником к ивент-менеджеру. Указанный метод обучения доступен для всех, но требует от человека дисциплины и ответственности. Заниматься самостоятельно под силу не каждому ученику. В таком случае можно приобрести курсы, где гарантируется профессиональная поддержка. В интернете представлены курсы для новичков, а также для тех, кто уже владеет минимальными знаниями и умениями.

На платных курсах обучают как:

• разрабатывать концепцию эвента;

• составлять и рассчитывать бюджет;

• управлять командой;

• публично выступать, когда каждое слово поддерживается публикой;

• предлагать и воплощать собственные креативные идеи;

• составлять контракты;

• договариваться с инвесторами, гостями, спикерами;

• работать с компьютерными системами.

Нередко после платных курсов для получения соответствующего сертификата обучения требуется организовать и провести небольшое мероприятие. То есть попрактиковаться, взяв в портфолио свое первое задание.

вашИИ КОНКУРЕНТНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА

Эффективный онбординг и обучение менеджеров с помощью нейросети

Видно динамику качества работы каждого менеджера по продажам. Ты получаешь эффективный инструмент контроля за онбордингом и развитием команды.

 

 

УСКОРЬ ОНБОРДИНГ НОВЫХ МЕНЕДЖЕРОВ ПО ПРОДАЖАМ

Успех в этой сфере деятельности зависит от практики и опыта. Для начала можно практиковаться на организации праздников для знакомых и друзей. Также можно устроиться на стажировку к профессионалу. Это позволит получить бесценный опыт и заполнить портфолио. Обратите внимание, что многие компании, специализирующие на данной сфере деятельности, берут на работу стажеров, которые набираются опыта у специалистов, выполняя базовые задачи и наблюдая организационную систему изнутри.

Кому подойдет профессия

Только энергичные, творческие личности могут освоить профессию, связанную с организацией праздников. Данная деятельность связана как с творчеством, так и разъездами. Поэтому, человек должен предпочитать активный образ жизни, сохраняя, при этом, стрессоустойчивость. Он должен уметь быстро ориентироваться в ситуации, принимать решения, зачастую – нестандартные.

Профессия подойдет людям со следующими качествами характера:

• оптимизм и энергичность;

• активная жизненная позиция;

• стрессоустойчивость;

• ответственность;

• коммуникабельность;

• здоровая уверенность в себе;

• креативность;

• эмпатичность;

• умение работать в режиме многозадачности;

• логическое мышление;

• организаторские способности.

Ивент специалисты за короткий промежуток времени должны решать массу задач, поэтому люди медлительные и нерешительные справиться с ними попросту не смогут. Для профессионалов в данной сфере деятельности важно брать на себя ответственность за любые решения и ситуации. Нередко в организационных вопросах возникают конфликты, поэтому, человек должен справляться с собственными эмоциями, уметь находить компромиссы для поддержания хорошей репутации. Люди чувствительные, ранимые для такой работы не подойдут.

Не стоит заниматься данным видом менеджмента, если имеются проблемы со здоровьем, как физическим, так и психическим. Ненормированный рабочий график, конфликты, необходимость подстраиваться под клиента и стрессы плохо скажутся на самочувствии и здоровье. Одним из важных качеств инвента является физическая привлекательность, четкая, правильно поставленная речь и владение ораторским искусством.

На плечи специалиста ложатся все организационные этапы мероприятий, поэтому от того, как он отнесется к такой деятельности и сколько приложит усилий, будет зависеть успех. Ответственность – одно из важных качеств для каждого ивента.

Карьера

После обучения и практики/стажировки новый специалист может найти работу:

• на сайтах открытых вакансий;

• в специализированных группах поиска в Телеграмм канале или социальных сетях;

• на сайтах агентств;

• на сайтах компаний, которым требуется организация праздников;

• по сарафанному радио, с помощью опроса знакомых, друзей, коллег.

Самый простой способ делать карьеру в данной сфере деятельности – это устроиться ассистентом к менеджеру, занимающемуся организацией крупных событий, показов, конференций. Так вы быстро наберетесь опыта, а после 1-2 лет стажировки сможете работать самостоятельно. Начать сразу с открытия собственного дела будет трудно ввиду отсутствия практики и опыта. Зато потом можно открыть собственное ивент-агентство, взяв на себя должность руководителя. Попрактиковаться для начала можно и работая в составе таких агентств. Это позволит наработать базу клиентов, найти единомышленников и самостоятельно выполнять крупные проекты. Далее уже с собственной командой единомышленников можно строить свое дело.

Работая в штате агентства также можно построить карьеру, начиная с ассистента или стажера. Набравшись опыта и практических знаний, вы перейдете в разряд сотрудников среднего звена – менеджера проектов или событийного маркетолога. Будете брать на себя обязанности по организации и проведения праздников.  Проработав в команде еще немного, можно дойти до руководящей должности. Заняв пост директора компании можно заниматься контролем за сотрудниками, прямыми продажами, расширением базы клиентов и заключением договоров.

Зарплата

На начальном этапе построения карьеры зарабатывать на проведении праздников много не получится. В среднем заработная плата стажера, ассистента в регионах составляет не более 30 000 руб. Еvent менеджеры среднего звена зарабатывают 50-80 000 руб. в месяц, если работают в агентствах. На руководящей должности заработок составляет 100-300 000 руб. В крупных городах можно зарабатывать в 2-3 раза больше.

Нередко работодатели предлагают работу ивентам без указания конкретной оплаты. Здесь заработок строится по договору, в зависимости от объема и сложности задания. Заключение договора между заказчиком и исполнителем исключает риски недоразумений и позволяет сторонам при необходимости доказать собственную правоту.

Ивент менеджер – это востребованная профессия, которая не потеряет своей актуальности в любых критических ситуациях. Однако, профессиональные издержки сопровождаются высокой эмоциональной нагрузкой, о чем следует помнить, собираясь учиться. Чтобы овладеть организаторскими навыками, выдерживать беспокойство клиентов и ненормированный рабочий график, необходимо иметь хорошее здоровье, и такие черты характера, как стрессоустойчивость, коммуникабельность, энергичность и ответственность. Важно уметь работать в режиме многозадачности, находя творческое решение к решению любого вопроса.