Как правильно ставить задачи сотруднику

Эффективность работы руководителя определяется тем, насколько хорошо работают его подчиненные. Постановка задач входит в обязанности руководителя. Задания должны быть поставлены так, чтобы сотрудник мог их правильно выполнить. Иначе получится, что подчиненный не так понял или не так истолковал, а виноват тот, кто не смог сформулировать задачу.

Что такое постановка задач 

Процесс работы состоит из постановки целей и задач. Различие заключается в том, что цели — это результат работы, а задачи — это действия, которые нужно выполнить для их достижения. Например, целью может быть повышение трафика на сайт для продвижения бизнеса в Интернете. А задачи — это привлечение команды, состоящей из SEO-специалиста, копирайтера, программиста, которые смогут привлечь трафик за счет мероприятий по внутренней и внешней оптимизации.

Цель рассматривается как результат, а задачи — это конкретные этапы, на которые разбивается стратегия по его достижению. Постановка задач сотрудникам может происходить напрямую или через несколько звеньев. Руководитель высшего звена ставит задачи своим подчиненным. В маленькой компании подчиненные сами выполняют эти задачи. В крупной — делят задачи на несколько более мелких и передают своим подчиненным.

Если ставить задачи правильно, то работа будет выполнена в срок, а руководитель сможет заняться более важными для развития бизнеса вещами, которые требуют его личного участия. Если же задачи будут поставлены неправильно, действия сотрудников будут несогласованными, хаотичными, и это негативно скажется на эффективности работы.

Виды задач 

В зависимости от срочности и важности задачи можно сгруппировать так, как представлено в таблице (матрица Эйзенхауэра).

Постановка задач — это постоянная работа с матрицей Эйзенхауэра. Если внедрить ее в практику управления, то можно заметить, что появление большинства срочных и важных задач можно предвидеть, а значит, планировать их заранее.

В зависимости от того, сколько времени уйдет на саму постановку задачи, можно сгруппировать их так:

1. Простые. Руководителю не нужно рассказывать исполнителю, как выполнять задачу. Достаточно сообщить, что должно получиться в результате. Обычно это повседневные задачи, которые сотрудник выполняет регулярно. Например, нужно подготовить стандартный договор страхования или сделать еженедельный отчет по продажам.

2. Инструктированные. Здесь нужно задачу делить на несколько этапов и описать, как выполнять их должным образом. Этот способ используется для новых задач, с которыми сотрудники еще не сталкивались. Например, если компания, которая занимается производством выпечки, планирует открыть собственную кондитерскую, эту задачу нужно разбить на этапы — поиск подходящего помещения для аренды, подбор торгового оборудования, начало рекламной кампании и т.д.

Чтобы знать, как правильно ставить задачи, руководитель должен понимать, что он должен получить в результате и в какие сроки.

Этапы постановки задач 

Чтобы задачи были выполнены правильно и к указанному времени, нужно правильно их поставить. Это делается в несколько этапов.

Формулирование задачи 

Это касается всех проектов, рассчитанных на долгосрочную перспективу. Например, если компания собирается открывать фирменный магазин, то это — цель. А задачами для нее будут анализ рынка, изучение спроса и предложения и т.д. Нужно определить целевую аудиторию, которой фирма будет поставлять товар, анализировать конкурентную среду, условия работы для бизнеса в конкретном рыночном сегменте и т.д. Важно, чтобы сотрудники понимали, зачем нужно выполнять все эти действия. Перечисленные задачи формируют четкий план действий. Это — пример правильного подхода. Если бы руководитель сформулировал задачу как «открыть фирменный магазин» — это был бы неправильный подход к управлению, потому что отсутствует четкая формулировка.

В переводе с английского Smart означает «умный». Это игра слов, потому что на самом деле название метода образовано от аббревиатуры:

1. Specific — конкретная. Руководитель должен предельно четко сформулировать задачу, чтобы не осталось разночтений. Правильная постановка — исправить ошибку в итоговых суммах в отчете по движению средств. Неправильная постановка — исправить ошибки.

2. Measurable — задача должна быть измеримой. Правильная постановка вопроса — «снизить себестоимость на 10%», неправильная — «снизить себестоимость», без указания цифр.

3. Achievable — достижимая. Задача «снизить себестоимость на 10% за счет материалов с более низкой стоимостью» в большинстве случаев выполнима, а задача «снизить себестоимость на 50%» — не достижима без серьезных изменений технологии, которые случаются редко.

4. Relevant — значимая. Это важно, потому что мотивация сотрудника при постановке задачи тоже имеет значение. Если человек понимает, что вносит весомый вклад в работу компании, он работает лучше. Например, нужно на понятном примере объяснить, как выполнение задачи скажется на работе организации в будущем. Например, статья, которую пишет копирайтер, поможет пользователям выбрать продукт, и продажи вырастут.

5. Time-bound — ограниченная во времени. Правильная постановка — «сделать отчет по продажам за месяц до 5-го числа следующего месяца». Неправильная — «сделать отчет по продажам», сотрудник просто не поймет, насколько это важно.

Подробное описание задачи 

Необходимо подробно описывать задачу сотруднику и предоставлять всю нужную для ее выполнения информацию. Если компания использует таск-трекер, то в карточке указывают все ключевые моменты, включая этапы выполнения и контакты людей, с которыми нужно будет связаться. Если это необходимо, прикрепляют дополнительные материалы.

Установление сроков и точки контроля 

Сложная задача может быть разбита на этапы. В таком случае нужно использовать точки контроля — даты, к которым команда должна добиться определенных результатов, необходимых на конкретном этапе. Если условия будут меняться, внутри этого плана можно будет вносить коррективы.

Также нужно назначить того, кто будет контролировать выполнение этапов, если руководитель не может этого делать. Если есть необходимость, следует определить и варианты контроля — устный доклад, письменный отчет и т.д. Нужно, чтобы сотрудник понимал, что его работа будет контролироваться.

Передача задачи 

При передаче задания руководитель должен убедиться, что человек все понял. Отсутствие вопросов со стороны сотрудника не означает, что задача ясна. Нужно спросить, какие шаги исполнитель предпримет первыми, что будет делать дальше и т.д.

Рутинные действия, которые выполняются практически каждый день, не нужно усложнять ничем, кроме указания результата и установки дедлайнов, то есть введения четких сроков выполнения. Но если предстоит работа над крупным проектом, придется задействовать весь алгоритм постановки задач.

Программы для отслеживания задач 

Постановка задач и контроль их выполнения могут быть автоматизированы. Для этого используют различные приложения и трекеры. Их разрабатывают для всех платформ, в том числе для мобильных. Например, популярностью пользуется планировщик задач Trello. В нем реализованы методы постановки задач, которые использовала корпорация Тойота (система Канбан, где все этапы легко визуализировать — карточки с рабочими заданиями исполнитель переносит из одного столбца в другой по мере выполнения). В электронном виде это эффективная система, где предусмотрена фильтрация по ключевым словам, срокам, исполнителям.

Удобный трекер — LeaderTask, который настроен для планирования рабочих и личных задач. Их можно разбивать на этапы, организовывать древовидную структуру. Если какие-то рутинные поручения повторяются, то можно использовать соответствующую функцию и не тратить время на дублирование записей.

В каждой сфере могут использоваться свои приложения. Например, для прямых продаж можно внедрить сервис SalesAI, который будет контролировать звонки менеджеров, и руководитель более высокого уровня будет оперативно получать информацию о количестве и качестве звонков. Это позволит быстро исправлять ошибки, корректировать планы и делать следующие шаги для достижения намеченных показателей.

Ошибки руководителей при постановке задач 

Если руководитель сталкивается с проблемами при выполнении поручений, значит, он не знает, как правильно поставить задачу сотруднику. Основные ошибки:

1. Нечеткое формулирование, неясный результат. Исполнитель не знает, что должно быть в итоге. Из-за этого возникают ошибки, срываются сроки.

2. Отсутствие доверительных отношений. Руководитель не указывает на ошибку, а исправляет сам без объяснений, что снижает мотивацию.

3. Слишком много важных и срочных задач одновременно на одного исполнителя. Даже если сотрудник сможет их ранжировать, нет гарантий, что человек все выполнит вовремя.

4. Отсутствие фиксации важных деталей. Например, меняются сроки, требования и бюджет, но это обсуждалось устно, не было зафиксировано, и в результате не все исполнители осведомлены об изменениях.

Почему в одних компаниях сплоченная команда, которая справляется со сложными заданиями, а в другой действия не согласованы — потому что руководитель первой знает, какие поручения он может доверять конкретному человеку и умеет правильно формулировать задачи. Чем лучше будет организован процесс — тем большего будет достигать команда и компания. 

Получить тестовый доступ к SalesAI бесплатно: