Откройте лучший способ заполнения CRM всего за 30 секунд с помощью инновационных решений SalesAI. Узнайте, как упростить ведение заметок и повысить эффективность взаимодействия с клиентами.
В сфере бизнеса эффективное общение является ключевым фактором, и это распространяется на то, как мы записываем и запоминаем информацию. CRM произвели революцию в том, как компании взаимодействуют с клиентами, обеспечивая централизованную платформу для управления данными о клиентах, взаимодействиями и процессами. Ранее мы уже писали о Salesforce, самой популярной CRM на глобальном рынке, и о том, за счет каких стратегий ей удалось занять доминирующее положение.
Одной из наиболее ценных функций CRM является возможность делать и хранить заметки. Эти заметки могут служить сокровищницей информации о взаимодействии с клиентами, предпочтениях, потенциальных возможностях и многом другом.
Однако эффективность этих заметок во многом зависит от того, как они делаются и как ими управляют. В этой статье мы рассмотрим важность ведения заметок в CRM и лучшие практики, которых следует придерживаться.
Прежде чем перейти к рассмотрению лучших практик ведения заметок в CRM, важно понять, почему это важно. Вот несколько основных причин, по которым ведение заметок в CRM имеет большое значение:
Запоминайте ключевые детали: Даже самый внимательный слушатель может забыть важные детали разговора или встречи. Ведя записи, вы можете быть уверены, что запомнили ключевые моменты и действия. Это может быть особенно полезно при работе со сложными запросами клиентов или при управлении несколькими аккаунтами.
Улучшение качества обслуживания клиентов: Подробные заметки могут обеспечить ценный контекст для будущих взаимодействий с клиентом. Это может привести к более персонализированному и эффективному обслуживанию клиентов. Например, воспоминания о прошлом разговоре или предпочтениях клиента могут помочь вам адаптировать свой подход и дать клиенту почувствовать свою значимость.
Улучшение совместной работы команды: CRM обычно используются несколькими членами команды. Когда в CRM делаются заметки, к ним могут получить доступ другие члены команды, что позволяет всем быть на одной волне в отношении взаимодействия с клиентами и их ожиданий. Это может улучшить сотрудничество в команде и обеспечить последовательный подход к обслуживанию клиентов.
Отслеживание прогресса: Заметки могут помочь вам отслеживать прогресс сделки или отношений с клиентом в течение определенного времени. Это может быть особенно полезно для отделов продаж, которые могут использовать заметки для отслеживания того, на каком этапе воронки продаж находится потенциальный клиент и какие шаги необходимо предпринять дальше.
Теперь, когда мы понимаем важность ведения заметок в CRM, давайте рассмотрим некоторые лучшие практики.
Ваши заметки должны быть четкими и краткими. Избегайте длинных абзацев, которые трудно просмотреть. Вместо этого используйте маркированные пункты или нумерованные списки, чтобы упорядочить свои мысли. Это поможет вам и другим людям быстро понять ключевые моменты заметки.
Хотя ваши заметки должны быть краткими, они также должны включать все ключевые детали взаимодействия. Это могут быть потребности или проблемы клиента, любые принятые обязательства и дальнейшие шаги. Не забудьте включить любые личные детали, которыми поделился клиент, так как они могут помочь построить более личные отношения.
Использование структурированного формата для ваших заметок может облегчить их чтение и понимание. Для этого можно разделить заметки на такие разделы, как "История вопроса", "Обсуждение", "Пункты действий" и т. д. Вы также можете использовать шаблон для обеспечения последовательности в ведении записей.
Ваши заметки в CRM должны быть живым документом, регулярно обновляемым с учетом новых взаимодействий или событий. Это обеспечит точную и актуальную картину взаимоотношений с клиентами.
Многие CRM предлагают функции, которые могут улучшить процесс ведения заметок. Например, некоторые CRM позволяют помечать заметки соответствующими ключевыми словами, что облегчает их последующий поиск. Другие предлагают возможность связывать заметки с конкретными сделками, контактами или задачами. Убедитесь, что вы знакомы с этими функциями и используйте их в своих интересах.
В следующих разделах мы рассмотрим различные методы ведения заметок, распространенные ошибки, которых следует избегать, и роль CRM в поддержке клиентов на протяжении всего жизненного цикла. Оставайтесь с нами, чтобы узнать больше о том, как использовать вашу CRM для эффективного ведения заметок и управления взаимоотношениями с клиентами.
Не существует универсального подхода к ведению заметок в CRM. Выбранный вами метод должен соответствовать вашим потребностям и характеру ваших взаимодействий. Вот несколько методов, которые вы можете рассмотреть:
Этот метод предполагает составление списка ключевых моментов, обсуждавшихся в ходе взаимодействия. Сюда можно включить дату и время, имена участников, цель или задачи звонка, принятые решения, дальнейшие шаги и ваше общее впечатление от взаимодействия. Этот метод прост и удобен для беглого просмотра, что делает его хорошим выбором для быстрой справки.
Этот метод предполагает написание более подробного отчета о звонке или встрече. Он может включать в себя краткое изложение дискуссии, основные поднятые вопросы и любые пункты действий. Этот метод может обеспечить более полный отчет о взаимодействии, но он также может занять больше времени.
Примечание: SalesAI предоставляет полное резюме звонка после каждого звонка, которое автоматически синхронизируется с вашей CRM-системой и помечается соответствующими возможностями/сделками, компаниями и контактами. Вы можете узнать больше здесь.
Этот метод предполагает запись ответов на конкретные вопросы, которые обсуждались во время разговора. Эти вопросы могут касаться потребностей клиента, его отзывов о вашем продукте или услуге или его планов на будущее. Этот метод поможет вам сосредоточиться на наиболее важной информации и не упустить ни одной ключевой детали.
Даже при самых благих намерениях легко попасть в определенные ловушки при ведении заметок в CRM. Вот несколько распространенных ошибок, которых следует избегать:
Хотя важно фиксировать ключевые детали, слишком большое количество заметок может быть контрпродуктивным. Это может сделать ваши заметки трудными для чтения и понимания, а также отнять ценное время, которое можно потратить на другие задачи. Стремитесь к ясности и краткости в своих заметках.
С другой стороны, отсутствие записей также может быть ошибкой. Даже если у вас хорошая память, со временем легко забыть важные детали. Ведение заметок поможет вам обеспечить надежную запись ваших взаимодействий.
Помните, что ваши заметки в CRM могут быть доступны другим членам команды. Поэтому важно писать заметки таким образом, чтобы любой человек мог прочитать их и понять, что произошло во время взаимодействия.
Легко начать делать заметки, а затем отвлечься на другие задачи. Однако незаконченные заметки могут запутать и не дать полного представления о взаимодействии. Обязательно заканчивайте свои записи сразу же после каждого взаимодействия.
CRM играют важную роль в поддержке клиентов на протяжении всего жизненного цикла, начиная с первого контакта и заканчивая повторным обращением. Заметки в CRM могут дать ценную информацию о потребностях, предпочтениях и истории сотрудничества клиента с вашей компанией, помогая вам обеспечить индивидуальное и эффективное обслуживание на каждом этапе жизненного цикла клиента.
Используя заметки CRM, вы можете отслеживать историю клиентов и развивать их учетные записи с течением времени. Это может привести к повышению удовлетворенности клиентов, лояльности и, в конечном счете, к росту бизнеса.
Как один стартап увеличил конверсию продаж на 68%
Эффективное ведение заметок в CRM может значительно улучшить ваши отношения с клиентами и процессы продаж. Следуя этим лучшим практикам и избегая распространенных ошибок, вы сможете обеспечить четкость, подробность и полезность ваших заметок. Помните, что лучший способ ведения заметок в CRM - это способ, который лучше всего подходит вам и вашей команде. Поэтому не бойтесь экспериментировать и найти метод, который лучше всего подходит для ваших нужд.
SalesAI - это платформа искусственного интеллекта, которая создает резюме звонков после каждого разговора с клиентами.
SalesAI отправляет резюме звонков непосредственно в Bitrix24, amoCRM, Creatio, PlanFix или Hubspot после каждого звонка в виде задач и помечает их соответствующими тегами для возможности, компании и контакта. Больше не нужно делать записи вручную - SalesAI прикроет вас.
Также SalesAI сможет заполнять ваши пользовательские поля в каждой сделке в CRM. Следите за нами, чтобы узнать об этом и быть в курсе событий!
Узнайте, как эффективно использовать SalesAI для автоматизации заполнения карточек сделок в Bitrix24, экономя время и усилия отделов продаж....
Узнайте, как средняя стоимость заказа (AOV) влияет на успех вашего интернет-магазина и какие стратегии помогут вам увеличить AOV для повышения...
Изучите свежий кейс о том, как выросла эффективность продаж по телефону с SalesAI: от проблем к росту продаж и улучшению сервиса за счет обеспечения...