Как разработать политику управления данными

Всем знакома ситуация, когда для создания например, дэшборда по анализу/прогнозу черна, вдруг картинка не сходится и нет единого места, откуда взять достоверные данные… Или при перепрыгивании с SalesForce на Bitrix24, вдруг половина отчетов не бьется и надо совершать танцы с бубном, чтобы получить примерно то же самое, что было раньше… Или простой вопрос: записи звонков есть? а если найду? вызывает бурное смятение и путешествие в скрижали памяти… Ну да, записи есть, но как их смеппить со сделками? это задачка со звездочкой. И вот тут вы (надеюсь), понимаете, что…

Управление данными необходимо для поддержания точности, доступности, целостности и конфиденциальности всех данных. Политика управления данными позволяет всем сотрудникам компании следовать единым стандартам и процедурам, снижая риски взлома и защищая этот ценный актив.

В современном Data Driven мире, компании полагаются на большие объемы данных, чтобы:

Управление данными особенно важно, когда ваша компания ориентируется в сложностях текущей бизнес-среды. Многие факторы меняют методы ведения бизнеса компаниями:

Данные находятся в центре этих преобразований. Политика и структура управления данными создают основу, которая позволит вашей компании добиться успеха в условиях постоянно меняющегося ландшафта.

Для Data Driven директоров по продажам, наш канал в Telegram: VP of sales.

Политика управления данными (Data Policy) - это набор правил, которые помогают защитить данные и устанавливают стандарты для их доступа, использования и целостности. Как правило, политика сопровождается стандартами, которые содержат более подробные правила реализации политики.

Политика управления данными является важнейшим компонентом системы управления данными. Она направляет решения вашей компании в отношении активов данных. Система создает структуру для осуществления деятельности, связанной с данными, а политика управления данными обеспечивает руководство для деятельности, связанной с данными.

Основная цель политики управления данными заключается в признании того, что данные являются важнейшим активом и должны рассматриваться как таковые. На высоком уровне политика способствует формированию культуры, ориентированной на безопасность, в которой все заинтересованные стороны играют активную роль в защите активов данных. Хотя эта политика имеет решающее значение для организаций в отраслях с высоким уровнем регулирования, любая компания, которая работает с конфиденциальными данными или стратегически полагается на данные, получит пользу от политики управления данными.

Хотя каждая политика разрабатывается с учетом конкретных потребностей организации, вот некоторые из типичных компонентов:

Цель политики: В формулировке цели описывается причина существования политики и то, как она поддерживает миссию или бизнес-цели организации.

Сфера действия политики: Сфера действия объясняет, на кого влияет политика управления данными.

Правила политики: Это основной раздел, в котором описываются правила, определяющие использование данных и доступ к ним.

Роли и обязанности заинтересованных сторон: Заинтересованные стороны варьируются от органа управления данными (например, совета или комитета по управлению) и владельцев данных до распорядителей данных и пользователей данных.

Определения: Глоссарий включает общую терминологию, упоминаемую в политике. Некоторые примеры могут включать:

Процесс пересмотра: Включенный в политику некоторыми организациями, этот раздел описывает, как создается, пересматривается и обновляется политика управления данными.

Ресурсы: В этом разделе приводятся ссылки на любые связанные документы, политики или нормативные акты.

Некоторые политики также содержат такие детали, как:

Каждая организация имеет несколько основополагающих политик, или правил, в рамках политики управления данными. Вот некоторые из общих элементов, включаемых в политику:

Доступ к данным и их доступность: Главная цель этой политики - обеспечить заинтересованным сторонам, будь то все сотрудники, подрядчики, конкретные бизнес-подразделения или другие стороны, надлежащий доступ к необходимой им информации. Она может включать такие элементы, как:

Использование данных: Эта политика гарантирует, что данными компании не злоупотребляют и не используют не по назначению, что они используются этично, с учетом конфиденциальности личных данных и только по мере необходимости для выполнения конкретных ролей или функций. В разделе описываются соответствующие цели и подробно описываются общие категории использования, такие как:

Качество и целостность данных: Целостность данных означает надежность данных на протяжении всего их жизненного цикла, включая их достоверность, надежность и точность. Целостность данных может быть нарушена внутренними процессами, такими как человеческие ошибки и непреднамеренные передачи, и внешними силами, такими как инциденты безопасности. Политика должна описывать, кто несет ответственность за обеспечение правильности данных и как они должны проверяться.

Удобство использования и интеграция данных: Иногда объединяется с политикой целостности данных, интеграция данных определяет объединение данных из нескольких источников и обеспечивает единое представление в нескольких информационных системах. Политика интеграции данных обеспечивает как доступность данных, так и их пригодность для использования, и должна включать положения о правильном структурировании данных с надлежащей маркировкой, чтобы их можно было извлечь.

Безопасность данных: Хотя ваша организация может иметь комплексную политику и структуру безопасности данных, включение высокоуровневого элемента в политику управления данными помогает усилить некоторые из предложенных мер защиты. В конечном счете, безопасность влияет на данные:

Некоторые дополнительные элементы, которые необходимо включить в политику, следующие:

Разработка политики управления данными не происходит в вакууме. Этот процесс должен быть частью более масштабных усилий по реализации плана управления данными или созданию системы управления данными. Как правило, в организациях уже есть некоторые компоненты, необходимые для создания надежной политики, например, определенная миссия и цель.

Если создание политики управления данными является самостоятельным мероприятием, вот рекомендуемые шаги:

Управление данными объединяет людей, процессы и инструменты. Чтобы политика управления данными была эффективной, ее необходимо подкрепить правильной технологией. В современной бизнес-среде, сочетающей локальные и облачные системы, ручные процессы и устаревшие технологии могут привести к не соблюдению и нарушению политик.

SalesAI поможет вам получить видимость и контроль над неструктурированными данными в P2P интерфейсах между вашими продавцами и лидами/клиентами. Вместо огромного массива аудио/видео записей, которые и прослушать сложно, вы получите реальные данные, с которыми можно работать и которые можно использовать для масштабирования и Data Driven роста продаж.