Все, что вы хотели знать про SalesOps, но боялись спросить

В этом исчерпывающем руководстве рассматриваются все составляющие понятия SalesOps или Операционный менеджер отдела продаж. Но в больших компаниях с большой командой продаж менеджер может превратиться в Директора с целой командой.

Содержание лонгрида:

Благодаря широкому охвату и глубокому влиянию на продуктивность и эффективность, отдел SalesOps стал стратегическим и незаменимым компонентом зрелой организации продаж, особенно в SaaS и B2B.

SalesOps расширил свою роль, включив в нее практически все функции, которые обеспечивают стратегическое понимание, необходимое отделу продаж для достижения устойчивого роста.

Состав, иерархия и основная роль SalesOps могут отличаться в разных отраслях и даже в аналогичных компаниях разного размера, но многие современные руководители SalesOps выполняют стандартный набор основных функций:

Изначально SalesOps функционировал как небольшая команда специалистов по подсчету цифр, которые проводили финансовый анализ, составляли отчеты и прогнозировали продажи. По мере роста объема деловой информации SalesOps превратился в более мощное подразделение по анализу данных и отчетности, которое может обеспечить критическое понимание следующих областей:

Специалисты по SalesOps берут на себя административные и операционные задачи, чтобы дать возможность продавцам, занимающимся тяжелым трудом, сосредоточиться и работать над тем, что у них получается лучше всего: продавать.

SalesOps создан для повышения эффективности продаж. Для этого сотрудники SalesOps помогают оптимизировать процессы, чтобы ускорить цикл продаж и позволить продавцам заключать больше сделок.

Понятно, что именно здесь аналитики SalesOps оказывают наиболее сильное влияние на расчеты.

Сегодня отделы продаж используют возможности аналитики больших данных, искусственного интеллекта и машинного обучения для повышения эффективности и обеспечения прибыльности в будущем. Но поскольку сложность инструментов может отвлекать продавцов, SalesOps должен владеть этим стеком SalesTech.

Вот что лидеры SalesOps должны знать о технологическом стеке:

Учитывая разброс организационных структур даже среди одинаковых по масштабу игроков в одной отрасли, определить идеальную структуру для SalesOps практически невозможно. Но даже в этом случае существуют организационные модели и структурные шаблоны, на основе которых можно строить свою работу.

Компании с ARR менее одного миллиона долларов могут нанять ряд технически подкованных сотрудников, аналитиков и администраторов:

Только когда ARR стабильно превышает 1 миллион долларов, компания должна нанять SalesOps, который будет контролировать прием, обучение и сертификацию сотрудников.

Если ARR стабильно превышает 10 млн долларов, то можно запустить отдельное подразделение под управлением нового SalesOps Director.

В дополнение к техническим обязанностям и обязанностям по содействию продажам, вновь сформированное подразделение SalesOps будет отвечать за следующие задачи:

Подразделение SalesOps призвано не только поддерживать менеджеров по продажам в достижении поставленных целей, но и оптимизировать кадровый состав, находящийся в их ведении.

Для этого SalesOps берет на себя многие административные и операционные функции, необходимые для управления организацией продаж.

Это позволяет РОПу сосредоточиться на выполнении планов ведущими продавцами, принятии тактических решений и стратегических планов для долгосрочного роста.

В зависимости от степени зрелости организации, SalesOps могут взять на себя руководство следующими процессами/областями:

Среди ключевых преимуществ наличия функции SalesOps - разработка, принятие и выполнение эффективного процесса продаж, которым руководствуется вся команда продаж.

Утвержденные процессы служат шаблонами и ориентирами, если компас сбивается или неожиданно возникает новая задача.

Запрос на создание SalesOps в командах продаж на ранних стадиях может возникать по разным причинам. Например, SalesOps может появиться для оказания помощи лидеру продаж в решении следующих задач:

Во многих зрелых организациях SalesOps полностью берет на себя административные и технические функции, оказывая лидерам продаж аналитическую поддержку при разработке стратегии и других критических сценариев принятия решений.

Вот некоторые области, в которых SalesOps оказывает значительное влияние на процесс:

Предпочтительные метрики различаются в разных командах и организациях. Для SalesOps эти ключевые метрики дают представление не только о том, как улучшить показатели конверсии, но и о том, как еще можно оптимизировать весь процесс.

Ниже приведена лишь часть всех метрик, обычно используемых многими подразделениями SalesOps для оценки прошлых показателей и последовательного улучшения организационных результатов в долгосрочной перспективе:

Salesforce Quota Achievement Rate - процент команды продавцов, достигших 100% плана за определенный период.

Average Win Rate - Конверсия - это отношение числа закрытых выигранных сделок к общему числу выигранных и проигранных сделок.

Average Sales Cycle Length - Средняя продолжительность цикла продаж - средняя продолжительность времени, необходимого для закрытия сделки.

Average Deal Size - Средний размер сделки - это среднее значение размеров сделок, которыми управляют продавцы в любой момент времени.

Time Spent Selling - Время на продажи - это фактическое время, которое продавцы тратят на продажу по сравнению с другими задачами, такими как внутренние встречи, обучение и административная работа. Не путать с Циклом Сделки.

Weighted Pipeline Value - Приведенная стоимость пайплайна - это приведенная стоимость пайпа в определенный момент времени, используемая для составления прогнозов прибыли/убытков.

Pipeline Efficiency - Эффективность пайпа - измеряет, насколько эффективно продавцы управляют своими воронками.

Forecast Accuracy - Точность прогноза рассчитывает коэффициент ошибки предыдущих прогнозов по сравнению с фактическими результатами или показателями.

Number of Prospect Meetings per Period - Количество встреч с потенциальными клиентами за период - это показатель активности поиска, который сравнивает количество встреч, которые отдельные продавцы смогли назначить за определенный период.

SalesOps - это подразделение, которое возникло для того, чтобы привнести систему, науку и лучшие практики в мир продаж.

Однако, несмотря на то, что SalesOps стал неотъемлемой частью команды продаж, в разных компаниях и отраслях существуют различия в структуре, роли и реализации, поэтому один способ управления SalesOps не может идеально подходить всем.

Корпоративная культура, масштаб, целевые рынки и зрелость продаж - вот лишь некоторые из факторов, которые определяют идеальную структуру SalesOps для каждой организации.

Ключевой момент №1 - SalesOps и лидеры продаж должны сотрудничать в разработке стратегии, создавая краткосрочные и долгосрочные планы, основанные на полевом опыте РОПов, рыночной эмпатии и опыте работы в своей области в сочетании с данными, полученными отделом продаж.

Ключевой момент № 2 - SalesOps может развивать таланты и давать возможность продавцам приносить больше пользы, когда речь идет о достижении общей стратегии продаж.

Ключевой момент №3 - SalesOps может повысить эффективность и мотивацию команды продавцов.

Ключевой момент № 4 - SalesOps может работать с маркетингом для точной настройки коммуникации бренда по всем точкам контакта. Поскольку отдел продаж владеет кладезем поведенческих данных клиентов, он может сотрудничать с коллегами из отдела маркетинга по следующим вопросам:

Цель SalesOps - минимизировать трение в процессе продаж, чтобы продавцы были успешны в своей деятельности. Роль лидера SalesOps заключается в руководстве командой специалистов SalesOps, установлении целей и KPI, составлении прогнозов доходов и помощи в оптимизации процесса продаж, что требует лидерских качеств.

Менеджеру необходимо отслеживать результаты работы всей команды и отчитываться о ее прогрессе. Каждый член команды по продажам должен ставить перед собой ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные цели. Но нужно ли устанавливать KPI и цели по SalesOps для всей команды?

Хотя наличие индивидуальных целей для каждого члена команды является жизненно важным, наличие целей для всей команды поможет вам отслеживать ее работу и выявлять области, требующие улучшения. Если вы хотите эффективно управлять целями команды, вам необходимы три вещи:

Как руководитель SalesOps, вы обязаны следить за воронкой продаж. Вы должны следить за тем, чтобы все ваши контакты проходили через воронку продаж компании беспрепятственно.

Вы должны контролировать коэффициент конверсии на каждом этапе воронки продаж и анализировать все необходимые данные, чтобы увидеть влияние на скорость продаж. Результаты анализа помогут вам выработать рекомендации по улучшению воронки.

Проверка и оптимизация процесса продаж является частью обязанностей SalesOps. Вероятно, у вас уже есть процесс продаж в вашей организации. Но проверяли ли вы свой процесс продаж, чтобы убедиться в его эффективности и внести необходимые улучшения?

Менеджер SalesOps может обнаружить области в вашем процессе продаж, которые стоят вам сделок. Помимо выявления проблем в процессе продаж, SalesOps может порекомендовать решения, которые помогут сделать процесс более эффективным.

В обязанности SalesOps входит обеспечение технологического стека, включая инструменты и возможности, которые помогают вашему отделу продаж выполнять свою работу.

Кроме того, SalesOps должен проверить, использует ли ваша организация лучшие системы, которые у вас уже есть. Он должен оценить возможности и выбрать лучшие инструменты для обеспечения успеха.

Что такое SalesTech и с чем его едят

Каждый представитель в вашей команде должен быть сосредоточен на достижении своих индивидуальных целей. Однако они должны понимать более высокоуровневые цели, к которым им следует стремиться. Благодаря точному прогнозированию можно оценить эффективность работы каждого. Таким образом, вы создадите реалистичные и сложные командные цели, которые будут достижимы.

Лучшие практики для повышения точности прогнозов продаж

Выбор и обслуживание CRM и других инструментов продаж также включает в себя инструменты управления продажами. Вы можете заставить свою команду работать вместе, выбрав CRM, которой доверяют торговые представители. Прозрачная CRM помогает представителям оценить качество лидов.

Если у вас большая и сложная организация, решение всех вопросов, связанных с продажами, может оказаться непосильной задачей для одного человека. Наилучших результатов можно добиться, имея надежную команду SalesOps. Тимлиды SalesOps руководят своими командами, обеспечивая выполнение задач и обязанностей всей команды SalesOps.

Вы можете развить отдел SalesOps в своей компании за 5 шагов:

На этом этапе вам необходимо решить, как будет работать ваша команда сейлзов, их задачи и обязанности, а также способы их выполнения.

Некоторые из задач и обязанностей SalesOps могут включать управление цифровыми активами и знаниями, оптимизацию процесса продаж, администрирование и оптимизацию CRM. Они также могут помочь вам разработать и оптимизировать стратегию мотивации, представление отчетов о продажах, поиск источников и управление инструментами.

После уточнения того, как будет выглядеть процесс продаж, вам следует определиться с KPI, которые вы будете использовать для оценки работы вашего SalesOps. Некоторые из KPI, которые вы можете использовать в SalesOps, включают средний размер сделки, точность прогнозирования продаж, время отклика на запрос и тд.

Некоторые из профилей, которые вы хотите нанять в свою команду, включают:

Когда вы собрали свою команду, вы должны обеспечить необходимое обучение для выполнения ими своих обязанностей. Правильное обучение также дает команде вдохновение и мотивацию для выполнения различных обязанностей и решения проблем.

Предоставление вашей команде правильных инструментов и технологий для достижения поставленных целей является залогом успеха всей команды. Правильно подобранные инструменты и программное обеспечение также обеспечивают точность результатов работы отдела продаж.

Обновляемая база данных является жизненно важной составляющей успеха отдела продаж. Кроме того, правильное управление данными может помочь вашей организации добиться успеха, поскольку помогут вам в принятии решений.

Пять шагов для запуска Data Driven стратегии продаж

Правильные данные помогут вам узнать, в каких областях бизнеса вы преуспеваете, где вы, скорее всего, потерпите неудачу, и какие возможности для достижения успеха существуют. Аналитика и отчетность помогут вам оценить успехи и потери, а также помогут в принятии решений.

Без надлежащего прогнозирования организация может либо потратить слишком много, что приведет к потере маржи, либо потратить слишком мало, что приведет к потере продаж. Качественное прогнозирование поможет вам добиться успеха в следующем квартале или двух.

Очень важно иметь правильное руководство по ценообразованию и работе с предложениями. Рекомендации должны быть точными, полезными и направленными на получение ценной информации для отдела продаж.

Дэшборды, а вернее их отсутствие - одна из самых главных причин низкой эффективности работы отдела продаж в организации. Отсутствие дэшбордов приводит к увеличению затрат, снижению маржи и уменьшению выручки. SalesOps может заставить торговых представителей отчитываться за свою работу и поднять на ноги всю команду.

Дашборды SalesAI для директора по продажам

Если у вас нет четкой миссии и цели для вашего SalesOps, то у вас не будет четкого пути к успеху. В лучшем случае, вы будете отвлекать важные ресурсы, которые можно было бы использовать для других целей в организации. Кроме того, это добавит организации еще больше ненужной работы. Тем более, ваш генеральный, скорее всего, слыхом не слыхивал, что это за зверь такой: SalesOps?

Поэтому, создавая SalesOps, убедитесь, что у вас есть официальная формулировка миссии и цели, которыми он будет руководствоваться в своей работе. Четко сформулированные миссия и цель будут влиять на принятие решений, стратегию и функции команды в организации.

Цели SalesOps и отдела продаж схожи. Поэтому эти две обязанности могут вызвать некоторую путаницу.

Чтобы избежать этого, необходимо четко определить конкретные функции и обязанности каждой команды. Определив роли каждой команды и каждого члена команды, они смогут более эффективно работать вместе на благо отдела продаж.

Один из вкладов SalesOps в работу отдела продаж заключается в управлении и масштабировании процессов. Отдел SalesOps должен быть центром лучших мировых практик и стандартов в вашей компании.

SalesOps должен документировать, оценивать, передавать и внедрять лучшие практики в вашей организации. Это позволит всем быть на одной волне и последовательно применять лучшие практики.

Лучшая модель SalesOps должна не только помогать вашим представителям получать лучшие лиды, но и помогать вам удерживать существующих клиентов.

SalesOps лучше всего подходит для удержания клиентов, поскольку он обладает обширными знаниями о клиентской базе. Команда SalesOps располагает необходимыми исследованиями и данными, которые помогут во время ценовых войн и сложных переговоров.